Le NOUVEL ACHAT

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vendredi, mai 18 2018

Paper scanning conditions

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In a recent provision dated march 22nd 2018 the french tax authority has define the conditions required for scanning and eArchiving of paper invoices

Companies receiving or issuing paper invoices can scan their invoices and keep them in electronic for six years…. the conversion of invoices originally paper to electronic must be done under conditions ensuring identical reproduction. The result of this digitization must be an exact copy of the original reproducing image and content

The digitization process comes also with the obligation of securing invoices with a reliable audit trail (as defined in the VAT directive) that is to say that eArchiving of the original paper document must be recorded and documented and is subject to internal controls, to ensure the availability, readability and integrity of the digitized invoices kept for the period of retention. Documented means also, that the different phases of the digitization are described and explained. It's up to every company to do regular checks, under their own responsibility.

The original invoice remains a faithful and durable copy for the VAT deductibility. But in case of audit the administration may consider that the scanning has not been done properly, hence, requiring the original paper version. Therefore, be careful before permanently deleting the paper originals.

Finally, the BOFIP considers that an electronic copy which allows to archive the image of the invoice (pdf image) will not be allowed (from July 1st, 2018) and is replaced by the scanning of the original invoice by the issuer. Companies that do not wish to keep a copy of their paper invoices in a physical storage may potentially face the risk that the tax authority may request a hard copy of the original.

Reference :

  • LPF article A102B (fiscal audit book) and BOFIP article 100 and following (fiscal law)


mercredi, mai 31 2017

Retards de paiement : 11,6 jours en moyenne en France

fraude

11,6 jours. Tel est le retard moyen de paiement en France, tous secteurs confondus, pour 2015-2016, selon le rapport de l’observatoire des délais de paiement, rendu public le 22 mars dernier.
Ce résultat global dissimule de nombreuses disparités. Dans le secteur privé, l’évolution des délais interentreprises (calculée sur la base des données comptables de la banque de France) montre une grande stabilité : le solde du crédit s’établit à 12 jours de chiffres d’affaires, comme en 2014. Mais ces délais varient en fonction de la taille des sociétés, les plus grosses se comportant plus mal que les petites sur ce plan. Moins d’une grande entreprise sur deux paie son fournisseur à temps, contre deux PME sur trois. Pour l’observatoire, ce constat met en évidence la persistance d’un rapport de force favorable aux grands groupes, les petites structures acceptant ce retard par crainte de perdre un client important ou de détériorer une relation commerciale. Trois secteurs sont particulièrement touchés par cette dérive : la construction, le soutien aux entreprises, l’information et la communication. Ainsi, dans le secteur du BTP, qui continue d’être affecté par la pratique des délais cachés de la part de certains clients privés et publics, les paiements sont encaissés en moyenne à 64 jours. Le secteur du soutien au crédit flirte à 76 jours de délai global de paiement et celui de la communication culmine à 78 jours.
Ce phénomène, qui freine l’installation d’un climat de confiance entre les acteurs économiques, est loin d’être négligeable : 32% des entreprises sont affectées par ces retards, les obligeant à recourir au financement court terme pour équilibrer leur trésorerie. L’observatoire estime que, si l’ensemble des créances et des dettes fournisseurs étaient payés à 60 jours, la trésorerie nette libérée s’élèverait à 11 milliards d’euros par an.

mardi, avril 25 2017

Copie fiable, numérisation et conservation des factures

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Avec la digitalisation des processus, on assiste à une multiplication des textes fixant de nouvelles conditions de numérisation des documents, pour la facturation celle des factures originales comme les pièces justificatives constitutives de la piste d’audit.

L’arrêté du 7 janvier 2016 vient préciser les conditions de mise en œuvre de l’article L102B du Livre de procédure fiscale visant à établir des contrôles documentés pour l’établissement d’une piste d’audit fiable constitutive d’un des trois moyens de sécurisation des factures électroniques au sens de l’article 289 VII. Cet arrêté entérine la possibilité de numérisation et de conservation des pièces justificatives sous la condition d’une reproduction à l’identique.

Le transfert des documents mentionnés au I bis de l’article L. 102 B établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Le document ainsi numérisé sera conservé sous format PDF (pour assurer la portabilité et la pérennité du format) et assorti d’une signature électronique RGS « référentiel général de sécurité » de niveau 1 étoile. Gardons ce dernier point en mémoire. Nous constaterons plus loin que l’administration fiscale offre une plus grande souplesse dans le niveau de certification requis par rapport aux dispositions prévues par le législateur sur la copie fiable.

Quelle définition pour la copie fiable ?

Rappelons d’abord que le juge reste souverain quant à l’appréciation de la valeur probatoire d’un document et qu’aucun système ne peut se substituer à cette décision en produisant preuves irréfragables mais seulement ayant un caractère de présomption simple valable jusqu’à preuve du contraire. Avec la transformation numérique, il devenait indispensable de dépoussiérer certains textes comme l’article 1379 du code civil, c’est l’objet du décret du 5 décembre 2016 qui vient préciser les conditions par lesquelles une copie numérique présente les conditions de fiabilité suffisantes pour constituer une copie conforme à l’original. Dans cette hypothèse, le procédé de reproduction s’il est électronique devra remplir plusieurs conditions, je cite : Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie. La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles.



L’intégrité de la copie est par ailleurs attestée par une empreinte électronique qui prévient et permet de détecter toute modification ultérieure. Cette condition étant remplie soit par une signature électronique qualifiée, soit un cachet serveur qualifié, soit un horodatage qualifié au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 c’est eIDAS. Ce texte a deux implications :

  • Le système de production de preuves et notamment d’archivage électronique aujourd’hui régit par la norme NF Z42-013 qui établit les conditions techniques de conservation et d’intégrité de documents nativement électroniques par scellement numérique se voit étendu au champ de la numérisation pour les documents originaux papier.
  • A la différence du document électronique, le document papier doit passer par une phase de numérisation, procédé dont la qualité devra être établie et attestée par des tests et vérifiés par des contrôles.

La nouvelle norme NF Z42-026 pour la chaîne de numérisation

C’est pourquoi en réponse au législateur, la normalisation devait accoucher elle aussi d’un avatar de la NFZ 42-013 qui transposée au chantier de numérisation donne naissance à la NFZ 42-026 dont la promulgation est prévue en mai de cette année. Cette norme vise à établir par différents moyens les modes contrôle et de vérification et de tests portant à la fois sur le dispositif technique, les fichiers traités et la chaîne dans son ensemble permettant d’attester la fiabilité du procédé de numérisation. Retenons simplement, que par ces mesures le législateur vise évidemment à prévenir que tout risque de production de faux. Il est facile d’imaginer que des documents originaux papier pourraient par le traitement d’une chaîne de numérisation retrouver une certaine virginité par la disparition de mentions gênantes.

La numérisation des factures papier originales

Pour parachever ce vaste chantier de digitalisation, un dernier arrêté en date du 22 mars 2017 vient modifier l’article L102B du Livre de procédure fiscale en rendant possible le remplacement de l’original par une numérisation dont elle est la copie conforme. Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les opérations d’archivage des factures sont définies selon une organisation documentée, permettant des contrôles internes et garantissant la lisibilité, l’intégrité et la disponibilité des factures. Les factures sont conservées dans un format présentant une portabilité et une pérennité pour la durée de conservation précisant qu’il s’agit de PDF A/3 (ISO 19005-3). Enfin le fichier sera assorti cumulativement :

  • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d’une empreinte numérique ; d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL)
  • Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

En résumé

De notre point de vue, concernant le procédé de numérisation, le législateur plutôt de trancher dans le vif en établissant une position définitive ouvre largement la porte à l’interprétation du juge. En cas de litige, le juge devra forger son intime conviction à partir d’un certain état de l’art et d’un faisceau de preuves attestant de la fiabilité. Sur le plan fiscal, il est désormais possible de digitaliser la facture fournisseur comme des pièces justificatives de la piste d'audit et de les conserver sur le même système d'archivage. L’administration fiscale fixe un niveau d’exigence plus faible pour le certificat électronique RGS 1* que le niveau qualifié prévu par le code civil qui lui s'est calé sur le règlement eIDAS, il n’exclue pas toutefois la possibilité pour l’opérateur de disposer d’un certificat émis par une autorité présentant le niveau qualifié requis par le TSL. En contrepartie le niveau d’exigence est plus élevé sur le dispositif technique qui cumule les fonctions de scellement numérique et d’horotage.

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Référence des textes :

  • Arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1er du VII de l’article 289 du code général des impôts
  • Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil
  • Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales

samedi, avril 1 2017

Envie d’Europe mais quelle Europe ?

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Lors de la conférence sur l’Europe, point d’orgue du printemps Macron, Cédric Villani et Bernard Guetta nous font partager leur envie d’Europe


Les conventions démocratiques visant à recréer un débat démocratique européen suffiront elle à combler le vide laissé par une Europe jugée technocratique ? Rien n’est moins sûr pour Bernard Guetta, qui tout en reconnaissant l’Européanisme du candidat Macron constate que l’Europe est devenue insupportable à une majorité d’europhobes et d’eurosceptiques. Cédric Villani, chercheur, médaille Fields évoque une Europe absolument évidente pour la communauté scientifique Internationale à laquelle il appartient. Une Europe indispensable devant l’imminence des périls grandissant à nos frontières comme sur le plan économique ou une Union forte peut faire face à la rapacité de multinationales apatrides, enfin une Europe déjà cyber colonisée par les géants de l’Internet qui si l’on y prend garde pourraient s’insinuer dans notre quotidien après s’être emparées de nos donnée. Villani, nous rappelle que depuis deux mille ans l’Europe est en avance sur le reste du Monde dans pratiquement tous les domaines et que menacer l’Union c’est porter atteinte à un édifice d’une ampleur inégalée. Villani nous interpelle, souvenons-nous que la maxime européenne, Unité et Diversité résume bien l’ambition européenne qui vise bien moins à aplanir nos différences que de transfigurer nos diversités. Finalement, une Europe qui s’affirme par sa puissance à la face du Monde par une défense commune indispensable dans un monde de plus en plus instable.

Pour Bernard Guetta, le diagnostic est sans appel. L’Europe s’est faite à côté des peuples. Depuis les accords de Maastricht et l’introduction de l’euro, 500 millions de citoyens européens ont vu rentrer dans leurs vies des restrictions budgétaires. Dans le même temps, devant un Monde de plus en plus inquiétant, une société en transformation ; à l’international, une Amérique qui nous pose problème, l’Asie qui plonge dans une instabilité inquiétante, une menace à l’Est avec la Russie de Poutine, le terrorisme à nos portes ; les occidentaux sont au bord de la panique et nos concitoyens se raccrochent à l’idée d’un monde désormais disparu, d’une France flamboyante qui seule pèse désormais bien peu. Ne nous méprenons pas, il n’y a pas tant de place en Europe pour autant de Suisses.

Selon Bernard Guetta, notre credo pour l’Europe, c’est réussir sur quelques grands sujets : bâtir l’Europe de la Défense, voilà le premier objectif mais aussi les grandes universités européennes qui puissent attirer les meilleurs chercheurs, une protection sociale et non celle réservée aux travailleurs détachés. On pense aux grandes réussites des mécanos industriels, l’Europe de l’espace, AIRBUS. L’identité européenne existe : Prenez l’avion de Stockholm à Athènes vous n’aurez pas l’impression de changer de Monde. Souhaitons-nous devenir des petits duchés sous la coupe de grande puissance ou bien une grande puissance européenne qu’on nous envie ?

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