Le NOUVEL ACHAT

Le petit déjeuner organisé par CDC-FAST et NOVADYS le 16 octobre à Paris fût l'occasion d'apporter notre témoignage sur l’utilisation du parapheur électronique (1). La possibilité d'utiliser un parapheur électronique par les entreprises pour la signature des réponses dématérialisées aux marchés publics a été confirmée par l'arrêté du 15 juin 2012. Nous avons participé à la concertation organisée par la DAJ, Direction des Affaires Juridiques et abondamment commenté ce texte, il est inutile de le faire ici (2).

Récemment installé dans les laboratoires Sanofi Aventis France, le parapheur CDC-FAST est utilisé quotidiennement par le service des marchés réunissant une douzaine de personnes. Suite à la fusion, son utilisation a été récemment étendue aux laboratoires Genzyme.

• Le parapheur et la GED
  

A la question, voyez-vous une complémentarité entre le parapheur et un outil de GED ? La réponse est oui catégoriquement. Mais attention, il ne faut pas confondre les deux. Le parapheur et la GED sont par nature "génétiquement" différents. La GED est un outil permettant de gérer un flux documentaire (workflow) autour de documents supportant des modifications successives ; alors que le parapheur est un outil juridique qui ne traite que de documents figés. Alors que la finalité d’une GED est essentiellement organisationnelle, la finalité du parapheur est plutôt juridique. La complémentarité découle en grande partie de ce principe. Attention à ne pas confondre les deux. Les collectivités ont souvent des circuits décisionnels alambiqués avec plusieurs services validant le même document, alors que pour les entreprises, le circuit est généralement plus simple. Confondre les fonctions de GED en introduisant des circuits juridiques au milieu de processus métier conduirait à introduire des risques pour l’organisation. Pour faire simple, disons que la GED gère des workflow et des processus métier alors que le parapheur ne gère que des cinématiques supportées par des profils d’utilisateurs, agent , superviseur , validateur, signataire.

• Techniquement parlant…
  

Sur le plan technique, le parapheur surmonte de façon transverse les processus métier de l’organisation. Cette définition oriente en partie les choix techniques. C’est pourquoi il faut privilégier à notre avis, un mode SaaS qui est non intrusif et permet un accès en mode distant sécurisé via le réseau le l’entreprise. Sur ce plan, le niveau de confiance apporté par CDC-FAST est élevé. Au-delà de l’institution que représente la Caisse des Dépôts elle-même, le choix de CDC-FAST est de s’appuyer sur des technologies de confiance hébergée sur les serveurs CDC, une architecture 3 tiers hautement sécurisée. Fonctionnellement la traçabilité est assurée de bout en bout et les empreintes informatiques des signatures sont conservées sur les serveurs CDC-ARKHINEO pour restitution en cas de litige. La mission de tiers de confiance est de ce point vue intégralement remplie par CDC-FAST.

• Sur le plan de l’organisation
  

Le parapheur offre plusieurs avantages pour l’organisation des services.

• Il permet de disposer d’un seul circuit de signature pour toute l’entreprise, plus fiable et plus sûre,

• Pour les marchés publics, le parapheur évite d’utiliser les outils de signatures hétérogènes des plates-formes, formats multiples, signatures détachées, restitution partielle ou imparfaite des preuves voire des signatures elles-mêmes, vérification quasi-impossible… ce qui laisse augurer d’un véritable casse-tête pour la restitution dans le temps des preuves à partir d’un matériel souvent hétéroclite,

• Le parapheur évite aussi que les services utilisateurs (gestionnaires et signataires) s’attendent mutuellement ou que le signataire soit obligé d’être physiquement présent auprès de l’assistante lors du dépôt de l’offre pour signer parce que la plate-forme ne distingue pas la signature des documents du dépôt lui-même.

Mais laissons parler les utilisateurs…

« Le parapheur facilite le travail de mon service. L’envoi à la signature ne prend que quelques minutes. Chacun travaille ensuite de son côté sans s’attendre mutuellement ou se préoccuper d’un rendez-vous de signature. Le parapheur gère l’ensemble du circuit. » Mme Christine RAUMER – Responsable de la cellule marchés- Sanofi Aventis France.

• Sur la conduite du projet
  

Quelles précautions faut-il prendre pour la conduite du projet lui-même ?
D’abord procéder un petit audit préliminaire. La signature électronique qui est un sujet connexe à la dématérialisation implique une compréhension d’ensemble du sujet. En effet, la dématérialisation touche à plusieurs domaines, juridique, technique, organisation et peut-être avant tout le métier. Bien comprendre les enjeux, les relations et les échanges avec les partenaires, l’interaction des utilisateurs internes ou externes à l’organisation. S’aider d’une mise à plat des processus (BPM) peut-être utile pour bien comprendre les mécanismes. Cette phase d’audit est déjà par elle-même suffisamment structurante pour révéler des améliorations possibles des processus avant même d’envisager leur dématérialisation.

Il faut ensuite, associer dès que possible les utilisateurs aux développements du projet. Il n’est pas seulement question ici de conduite du changement mais comme chacun sait, dans ce type de projet, le point de vue de l'utilisateur est indispensable. Parce que « le diable est dans les détails » et que cette réalité échappe le plus souvent au management et aux équipes projets si elles n’y prennent garde...

(1) Petit-déjeuner CDC-FAST – NOVADYS du 16 octobre ( Présentation téléchargeable/ 5Mo)

(2) Nos commentaires sur l'arrêté du 15 juin 2012, rappel des articles parus sur blog à ce sujet :

explication de texte

mode d'emploi

projet d'arrêté, nos commentaires

Terminé depuis le 30 août 2012, le projet PEPPOL a fait l’objet d’une revue finale avec la Commission le 12 septembre 2012. Voici les faits marquants de cette présentation alors qu'Open PEPPOL prend maintenant le relais.

• Infrastructure : le cloud créé par PEPPOL, est mis à la disposition des acheteurs publics européens et leurs fournisseurs pour échanger des documents sécurisés. Le nuage est accessible par 51 points d’accès dont 2 en France opérés par SERES et TRADESHIFT. Pour développer les points d’accès, les Norvégiens ont développé un logiciel libre « OXALIS » visant à simplifier la mise en œuvre technique des opérateurs. L’envoi de factures électroniques à la sphère publique étant rendue obligatoire depuis le 1er juillet 2012.

• Commandes et factures électroniques : des formats d’échanges correspondants ont été normalisés sur la base des standards internationaux et des recommandations du CEN BII. L’échange de factures est devenu opérationnel avec plus de 10 000 factures transfrontières échangées à partir de 18 plates-formes capables d’en vérifier la syntaxe UBL ou UN/CEFACT. Les TPE ne sont pas exclues avec des solutions basées sur PEPPOL et adaptées à leurs besoins aussi bien en France avec Qweeby qu’en Norvège avec SendRegning . Les commandes et catalogues sont échangés internationalement de manière satisfaisante, avec un essai prometteur initié par la France dans le domaine médical.

• Catalogue électronique : la plate-forme italienne de Consip a lancé plus de 12 000 appels d’offres incluant un catalogue PEPPOL donnant lieu à plus de 500 réponses. En France, un format de catalogue satisfaisant à la fois les hôpitaux et les fournisseurs du domaine médical a été élaboré. La société Cartena capable de vérifier la compatibilité des catalogues échangés avec PEPPOL, veut aussi faciliter les échanges entre les fournisseurs du secteur et les hôpitaux en intégrant les principaux standards du secteur comme GS1 ainsi que les systèmes de classification en vigueur dans l’eProcurement comme UNSPSC ou CPV.

• Signature électronique : PEPPOL permet de vérifier la validité de certificats de signature européens et plus de 30 000 certificats ont été vérifiés par les outils PEPPOL principalement en Norvège, Allemagne, France et Italie. En France plusieurs centaines de certificats ont été vérifiés par Lex Persona, le Conseil Général de l’Aube , et la fonctionnalité est intégrée à la plate-forme PLACE des marchés de l’Etat.

• Dossier d’entreprise : de grands progrès ont été accomplis sur le dossier virtuel d’entreprise ou « VCD » permettant de générer un dossier de réponse à un appel d’offre transfrontalier en assurant une reconnaissance automatique par les acheteurs publics des attestations émises pour l’opérateur économique dans le pays d’origine.. En France, le Conseil Général de l’Aube a mis en place le « VCD » sur sa plate-forme et la place des marchés de l’Etat est en phase de réception. Par ailleurs, « e-attestations » dispose d’une solution qui va beaucoup plus loin que la solution actuelle d’eCertis. Déjà utilisée par de nombreux donneurs d’ordre, elle fournira bientôt des attestations intégrant la fonctionnalité du VCD de PEPPOL, non seulement lors de la soumission des offres mais aussi tout au long de la vie du marché. . En Italie, signalons la nouvelle obligation faite aux acheteurs publics de retirer les attestations de leurs fournisseurs du fichier unique géré par AVCP.

• En matière de communication, les sites www.peppol.eu, et les groupes Linkedin et Twitter ont été très suivis. Ils seront repris dans Open PEPPOL.
• Open PEPPOL, qui est une association de droit belge, prend le relais de PEPPOL en reprenant les actifs du projet Peppol. Dirigé par André Hoddevik du DIFI norvégien, il sera plus proche du secteur privé que ne l’était PEPPOL. Elle gèrera les accès au cloud, la gouvernance PEPPOL et la maintenance de l’ensemble des composants PEPPOL.
  

Terminé depuis le 30 août 2012, Le projet PEPPOL, a fait l’objet d’une revue finale avec la Commission le 12 septembre 2012. Voici quelques faits marquants de cette présentation par thème avec la situation de PEPPOL, les opportunités et les contacts pour avancer

Alain DUCASS - Ingénieur Général des Mines- Responsable du département Economie Numérique de l'ADETEF et du projet PEPPOL pour la France- le 25 septembre 2012.