Le NOUVEL ACHAT

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lundi, octobre 25 2010

Dématérialisation, mode d’emploi (chat du Bercy Colloc du 28 septembre) nos commentaires

Par Thierry AMADIEU le lundi, octobre 25 2010, 17:43 - MARCHES PUBLICS

Le chat du Bercy Colloc. du 28 septembre 2010 abordait la question du bon usage de la dématérialisation dans les marchés publics. Catherine Bergéal, conseiller d’Etat, directrice des Affaires Juridiques répond aux questions.

Tout d'abord, un bref historique. Le premier guide de la DAJ sur la dématérialisation, le vade mecum a paru il y a 5 ans; le deuxième guide pratique de la DAJ sur la dématérialisation des marchés publics a été publié récemment, en mai 2010. Vos très humbles serviteurs ont posé deux questions pour lequelles nous vous proposons quelques commentaires; nous ajouterons nos réflexions à certaines questions posées par les participants. Pour finir, nous réservons la noix d'honneur à quelques questions .
Première question de Thierry Amadieu et Thierry Beaugé ;
Bonjour Madame,
Quand est-ce que l’opérateur économique pourra librement signer électroniquement sa réponse à un marché public ?
Aujourd’hui il est tenu de signer avec les outils de la plateforme, ce qui dégrade considérablement l’usage de la signature électronique. Pourquoi ne pas demander aux plateformes d’embarquer les logiciels de reconnaissance de signature des autorités de certification référencées par le MINEFE ?
Selon le code civil la signature électronique est théoriquement équivalente à la signature manuscrite, si ce n’est qu’elle est beaucoup plus compliquée à mettre en œuvre, car la signature manuscrite laisse le choix du papier et du stylo quand la signature électronique impose l’outil (le logiciel) et le support (la plateforme). Par ailleurs l’organisation même des entreprises fait que celui qui signe est rarement celui qui dépose une offre. Un parapheur électronique universellement reconnu est urgent si l’on veut promouvoir réellement la dématérialisation dans les marchés publics.
A cette question, Madame Bergéal a répondu :
Réponse : « En 2012, le pouvoir adjudicateur ne pourra plus refuser l’électronique. Mais librement signer ne pourra pas signifier n’importe quelle signature (Cf. référentiel général de sécurité – RGS-). La piste du parapheur est, en revanche, prometteuse ».
Commentaire : il est exact qu’en 2012 le pouvoir adjudicateur ne pourra refuser des candidatures et des offres par électronique pour des marchés > à 90 000 euros. De ce point de vue, Madame Bergéal a raison, l’opérateur économique pourra librement signer électroniquement sa réponse à un marché public. Suit une précision sur le mot « librement », librement dans l’initiative de signer, mais en conformité avec le référentiel général de sécurité qui prescrit le niveau de signature exigé et les autorités de certifications habilitées. Enfin Madame Bergéal répond au fond de la question qui est à quand un parapheur électronique universellement reconnu dispensant de signer avec les outils de chaque plateforme. C’est une bonne nouvelle de constater que la DAJ considère comme « prometteuse » la piste du parapheur électronique, car cela laisse à penser qu’elle va sans doute développer des recherches et des actions en ce sens.

Une question voisine a été posée par un participant à laquelle la réponse est un peu plus explicite :
« Peut-on imposer l’utilisation du programme de signature présent sur la plate-forme du pouvoir adjudicateur et à disposition de tous les candidats, donc interdire l‘utilisation d’un programme propre aux candidats » ?
Réponse : « En théorie vous pouvez en utiliser un autre. En pratique, la plate-forme peut ne pas supporter cette fonctionnalité ».
Ou encore la question suivante :
« Est-il à l’ordre du jour de créer une liste d’outils de signature agréés » ? à laquelle Madame Bergéal a répondu : « Non, pas pour l’instant ».
Enfin la question sur le même sujet :
« Le point 2.3.2 du guide précise : « les plates-formes de marchés publics proposent gratuitement aux opérateurs économiques, qui n’en disposent pas, un logiciel de signature ». Ainsi, les candidats disposant de leur propre logiciel de signature sont fondés à y recourir. Que penser alors des règlements de consultation qui prévoient l’usage exclusif des outils de signature de la plate-forme » ?
Réponse de la DAJ : « En effet certains RC l’imposent et nous n’avons pas encore de jurisprudence sur cette question. Il n’est pas impossible que le juge considère que ceci est discriminatoire, si l’acheteur ne peut en prouver la nécessité ».
Commentaire : on sent bien ici l’une des difficultés majeure de notre dématérialisation : le problème de la signature pratiquement exclusivement avec les outils des nombreuses plates-formes est posé, mais n’est pas traité. Il semble bien, en réalité, que chacun attende la jurisprudence sur ce point. Pour notre part, nous pensons qu’en effet le juge considèrerait cette restriction à la signature comme discriminatoire.
Deuxième question de Thierry Amadieu et Thierry Beaugé :

Bonjour Madame,
Quand l’acheteur public sera-t-il capable de notifier le marché par électronique ?
Il est incohérent de demander d’un côté aux opérateurs économiques de se lancer dans la dématérialisation de leur candidature et de leur offre, voire de la leur imposer, et d’autre part d’exiger d’eux qu’ils re-signent un acte d’engagement papier quand ce n’est pas tout le marché… Cela fait des années qu’on entend parler de convention avec le -back office-, contrôle de légalité des préfectures, payeurs, chambres régionales des comptes etc., sans en voir réellement les effets.
A cette question Madame Bergéal a répondu : « Certains acheteurs le font déjà, c’est donc possible ».
Commentaire : la réponse est un peu décevante car bien courte et peu explicite. Il est vrai qu’il n’est pas facile de commenter sur une telle incohérence qui veut que dans la dématérialisation on rematérialise…, mais on aurait aimé des précisions sur les difficultés rencontrées du côté acheteur pour notifier par électronique et sur les moyens mis en œuvre pour arrêter au plus tôt ces rematérialisations.
Sur un plan plus opérationnel, les soumissionnaires devraient faire remonter par leurs fédérations professionnelles leur désaccord pour rematérialiser ce qui a été envoyé de manière dématérialisée, car des problèmes de temps (faire deux fois le travail), d’incertitudes juridiques (on a deux originaux pour une même opération) et d’archivage (quel document archiver ensuite ?) se posent.
Commentaire : la pratique de la signature électronique est encore trop restrictive par rapport à la signature papier qui n’impose ni la feuille ni le stylo…Mais on n’a pas d’engagement ici de la DAJ pour faire avancer les plates-formes dans ce sens. Or elles sont en concurrence et donc peu enclines à s’ouvrir aux outils de signature des concurrentes.
Une question voisine d’un autre participant a connu une réponse un peu plus précise :
Question : « A l’heure actuelle nous sommes obligés de rematérialsier bon nombre de marchés afin de faire signer l’acte d’engagement pour le transmettre à la préfecture. Ce qui ne contribue pas à renforcer la dématérialisation auprès des entreprises. A quelles échéances les préfectures seront-elles en capacité de gérer tout le circuit » ? Réponse : « Le ministère de l’Intérieur travaille activement à le rendre possible. Je ne puis vous donner la date ».
Commentaire : cela fait, hélas, longtemps que cela dure.
Sur la deuxième partie, nous partageaons avec vous nos commentaires sur certaines questions posées par des participants au chat :

Il n’est pas question de commenter les très nombreuses questions posées et les réponses –souvent très claires apportées par la DAJ; mais quelques constantes dans les interrogations ou quelques points plus importants :
Une plate-forme peut-elle limiter le poids des fichiers ? La réponse est oui. Cf. arrêté du 14 décembre 2009. Un opérateur économique doit prendre les dispositions de contraction nécessaires de ses documents.
Les courriers d’attribution peuvent être envoyés par télécopie. C’est aussi de la dématérialisation.
L’inscription à une plate-forme pour télécharger le DCE n’est plus obligatoire depuis l’arrêté du 14 décembre 2009. Mais il est de l’intérêt même du soumissionnaire de s’identifier, sinon celui-ci ne pourra être prévenu par le pouvoir adjudicateur en cas de modification des cahiers des charges.
Un délai de 16 jours doit être laissé entre la date de notification au candidat du rejet de son offre et la date de signature du marché par le pouvoir adjudicateur, selon la nouvelle Directive communautaire « Recours ». En cas de notification de cette décision de rejet par électronique le délai peut être réduit à 11 jours. Il était auparavant de 10 jours.
Autre question intéressante relevée : « Est-ce qu’on peut envisager un jour une uniformité des modes de réponse, afin que les entreprises ne soient pas perdues ? Car aujourd’hui il existe plus de 15 fournisseurs de plates-formes avec cinq procès de réponse » ?
Réponse de la DAJ : « Nous y réfléchissons, mais pas sous la forme d’une plate-forme unique ». On peut le comprendre, car les marchés public c’est la mise en oeuvre de la concurrence, y compris entre plates-formes, mais on peut légitimement attendre des process et des écrans identiques, sur la base d’un cahier des charges commun…
Une copie de sauvegarde arrivée dans les délais peut rattraper une offre électronique arrivée en retard.
Un DCE papier ?
Depuis l’arrêté du 14 décembre et pour les marchés formels, ou > à 90 000 euros pour les marchés d’informatique, le pouvoir adjudicateur peur refuser la transmission d’un DCE papier si celui-ci a été rendu téléchargeable.
On ne peut pas régulariser l’absence d’un certificat électronique de signature joint à l’acte d’engagement (fichier .sig par exemple), pas plus qu’on ne peut régulariser un acte d’engagement non signé.
Signer le CCAP et le CCTP ?
« Tous les documents constituant l’offre doivent-ils être signés de manière électronique, ou bine la seule signature de l’acte d’engagement est-elle suffisante » ?
Réponse de la DAJ : « Normalement seul l’acte d’engagement doit être signé, dés lors qu’il mentionne expressément les annexes de ce document. Toutefois, le pouvoir adjudicateur peut imposer la signature de toutes les pièces. Ce n’est pas ce que nous recommandons ».
Commentaire : la jurisprudence administrative rappelle constamment que la signature de l’acte d’engagement suffit. Le zip :
« Concernant la signature d’un fichier zippé, quelle est la position de l’Etat ? Sachant que sur la plate-forme de réponse https://www.marches-publics.gouv.fr, il est possible de signer un fichier zippé. Est-ce que l’Etat va changer son procès de réponse ou bien avertir les utilisateurs d’utiliser le logiciels gratuit cosign ?
Réponse de la DAJ : « Il faut signer chaque document avant de mettre sur le zip, puis signer le zip, mais nous avons bien entendu votre critique. Nous travaillons avec la plate-forme de l’Etat pour rendre le « process » plus clair ».
La noix d'honneur pour finir !
Un trait d’humour entre nous pour terminer : la noix d’honneur de la question.
S’agissant d’un chat pour promouvoir la dématérialisation des marchés publics, nous laissons les lecteurs apprécier tout le sel de la question suivante…
« Est-ce qu’un marché dont l’acte d’engagement n’a pas été signé manuscritement mais uniquement électroniquement est valide » ?
« Peut-on interdire la réception des offres par voie électronique pour les procédures formalisées » ? (Il est interdit d’interdire depuis janvier 2005 !).
Mais il y a sans doute mieux encore : « Est-on toujours obligé de rematérialiser le marché après une procédure dématérialisée » ?
Thierry BEAUGE

La Commission européenne prend des mesures pour développer les marchés publics électroniques dans l’UE

Par Thierry AMADIEU le lundi, octobre 25 2010, 17:15 - EUROPE - PEPPOL - Open PEPPOL

COMMUNIQUE DE PRESSE :

La Commission européenne lance aujourd’hui une consultation sur les marchés publics électroniques. En publiant un livre vert, elle souhaite recueillir les points de vue des parties intéressées sur la manière dont l’UE peut aider les États membres à accélérer et à faciliter les procédures de passation de marché.

La passation électronique de marchés publics désigne l’utilisation de moyens électroniques de communication et de traitement des transactions par les administrations et autres entités du secteur public lorsqu’elles achètent des fournitures ou des services ou passent des marchés de travaux publics. Le livre vert recense les obstacles à une généralisation plus rapide des marchés publics électroniques, ainsi que les risques que présentent les divergences entre les régimes nationaux pour la participation transfrontière aux procédures de passation électronique de marchés publics. Il expose des options pour remédier à ces difficultés, comprenant des mesures incitatives, un travail de normalisation et des solutions d’interopérabilité. Parallèlement, la Commission dévoile sa nouvelle base de données e CERTIS, un outil gratuit fondé sur le web, destiné à aider les entreprises et les organismes contractants à gérer les demandes de documentation auxquelles ils doivent répondre lors de la soumission d’offres dans le cadre de marchés publics dans l’UE.

Michel Barnier, membre de la Commission chargé du marché intérieur et des services, a déclaré: «La Commission européenne encourage depuis toujours l’utilisation des technologies de l’information et des communications dans la passation de marchés publics. Notre analyse montre que, dans les cas où ces technologies sont utilisées, elles accélèrent les achats publics et les rendent plus efficaces, tout en réduisant nettement les coûts inhérents à la participation aux procédures de passation de marché. Nous ne sommes toutefois qu’au début d’un long processus. Une impulsion est nécessaire à tous les niveaux, c’est pourquoi nous allons collaborer avec les gouvernements nationaux pour étendre l’utilisation des marchés publics électroniques. Je suis prêt à faire ma part de travail afin d’exploiter l’énorme potentiel qu’offrent les TIC pour moderniser et simplifier la passation de marchés publics dans l’UE.»
La mise en place progressive de systèmes de passation électronique de marchés fait partie de l’ambitieux programme visant à promouvoir l’administration en ligne, qui peut transformer fondamentalement le mode de fonctionnement et les performances des administrations publiques. En 2009, plus de 150 000 marchés ont été annoncés à l’échelle de l’UE, pour une valeur estimée à environ 3 % du PIB de l’UE. L’évaluation, par la Commission, du plan d’action de 2004 pour la passation électronique de marchés publics1 révèle que les technologies sur lesquelles doivent s’appuyer les systèmes correspondants sont désormais opérationnelles. Il est permis de penser que le remplacement des procédures de passation reposant sur des supports papier par des processus automatisés va accélérer et rationaliser considérablement l’administration des marchés publics. En fin de compte, ces progrès feront faire des économies aux contribuables, ce qu’ils apprécieraient dans le contexte actuel, en tirant le meilleur parti de ressources limitées.

Dans certains États membres, jusqu’à 5 % (*) des marchés publics dont le montant dépasse les seuils définis à l’échelon de l’UE font déjà l’objet de procédures de passation électronique. Toutefois, les pouvoirs publics sont souvent dissuadés par les coûts élevés et les difficultés inhérents au passage à un système électronique. C’est pourquoi le livre vert sollicite des commentaires sur la manière dont l’UE peut aider les États membres à:

  • exploiter pleinement le potentiel des marchés publics électroniques afin de simplifier et d’améliorer les achats publics,
  • accélérer le passage aux procédures électroniques en adoptant une combinaison judicieuse d’outils et d’incitations législatives;
  • permettre aux acteurs économiques d’autres États membres de participer aux procédures de passation électronique.

Le livre vert devrait intéresser les ministères nationaux, les grandes agences de passation de marchés publics et les pouvoirs adjudicateurs, les fournisseurs de solutions techniques, les spécialistes des opérations commerciales d’approvisionnement dans les secteurs public et privé et les représentants d’associations d’entreprises. Il s’agit d’un premier pas vers la mise en place d’un programme plus complet destiné à exploiter le potentiel des TIC en vue d’améliorer la passation des marchés publics en Europe. Grâce aux réponses reçues des parties intéressées sera rédigé un programme d’actions à l’échelon de l’UE visant à renforcer l’utilisation de la passation électronique des marchés (ce programme doit être parachevé en 2011). La communication peut être consultée sur le site, ec.europa.eu

  • Participez à l'enquête avant le 31 janvier 2011

(*) avec 5% nous sommes très loin de l'objectif de 50% en 2010, fixé par le accords de Lisbonne (NDLR)



e-CERTIS
Parallèlement, la Commission ouvre l’accès à sa base de données e-CERTIS, qui constitue un dépôt en ligne des documents le plus fréquemment demandés dans les 27 États membres (par exemple, documents prouvant le respect des obligations fiscales ou de sécurité sociale, ou la capacité économique et financière). Cette application permet notamment aux utilisateurs de répertorier ces documents et de les faire correspondre à leurs équivalents locaux. L’utilisation de la base e-CERTIS aidera les opérateurs économiques à réduire les coûts et les incertitudes imputables au manque d’informations sur les divers certificats exigés par les différents pouvoirs adjudicateurs nationaux.
Plus d'infos

vendredi, octobre 15 2010

La Direction des Affaires Juridiques explique son guide de la dématérialisation

Par Thierry AMADIEU le vendredi, octobre 15 2010, 11:59 - DEMATERIALISATION


La présentation du guide de la dématérialisation à l’OEAP le 14 octobre, fût l’occasion d’échanges nourris, ce qui tend à prouver l’intérêt des opérateurs économiques et des acheteurs pour le sujet.

Tout d’abord, la Direction des Affaires Juridiques confirme que le guide de la dématérialisation n’a pas de portée réglementaire, il s’agit tout au plus d’un mode d’emploi et d’un recueil de bonnes pratiques destiné aux acheteurs publics (et aux entreprises soumissionnaires) pour la mise en place de la dématérialisation.

Par ce guide, la DAJ veut répondre à plusieurs difficultés soulevées par la dématérialisation : la sous-estimation des problèmes d’organisation aussi bien du côté des soumissionnaires que des acheteurs, l’absence d’harmonisation des plateformes et donc des modes opératoires, la chaîne de dématérialisation encore incomplète, enfin la signature électronique.

La DAJ nous rappelle que le « profil d’acheteur » est confondu avec la plate-forme de dématérialisation, quelque soit sa forme, site, portail de collectivités (eBourgogne) ou portail générique (achatpublic.com).

Quel périmètre pour le profil d’acheteur ?
Le profil d’acheteur regroupe la publication des avis, le DCE (dossier de consultation), la réception des offres, le système de messagerie et d’échanges sécurisés. Pour les Mapa (procédures adaptées < à 90 000 Euros) la DAJ encourage l’utilisation du sas d’échanges sécurisé (horodatage, preuves d'envoi etc.) sans l’imposer, ce qui est regrettable, car l’échange des offres par mail nous parait insuffisant et dangereux pour l’entreprise. Avec près de 80% des appels d’offres, les mapa pourraient être un fabuleux accélérateur de la dématérialisation comme l’a déjà prouvé eBourgogne.

Dematérialisation rime trop souvent avec Rematérialisation.
La DAJ encourage la dématérialisation de bout en bout et pourtant ne peut s’opposer à la rematérialisation des dossiers car le code des marchés l’autorise.
Nous assistons encore à de trop nombreux cas de rematérialisation des offres. Frank ROZE des laboratoires BMS s’insurge, " Comment justifier auprès de sa direction, que l’impression complète et l’envoi par courrier d’un dossier préalablement dématérialisé, répond à la demande d'un acheteur public…après tant d’efforts et d’argent consacrés à mettre en place la dématérialisation dans nos services.". Cela à de quoi refroidir les meilleures volontés. Lors du récent chat du Bercy colloc, le mot rematérialisation est revenu très souvent à la bouche des acheteurs. A leur décharge, il est vrai qu'ils sont encore trop peu nombreux à disposer de la signature électronique. Tant que cela durera, il est fort à craindre que la dématérialisation reste un processus bancal.
Dans ces conditions, n’est-il pas prématuré d’envisager de l'étendre à la chaîne complète ?
Le chaînage avec la partie hors procédure (mise au point du marché, DC13, avenant, reconduction etc.) voire la partie exécution (bon de commande, e-catalogue, facturation, paiement) est un point clé pour les entreprises. Du côté des trésoreries, l’infrastructure de télétransmission est en place, alors pourquoi cette « rupture de charge ». N’est-il pas prématuré d'envisager un chaînage complet tant que la notification est encore largement rematérialisée par les acheteurs. Il serait pourtant facile de laisser un canal d’échanges sécurisés et tracés, pour chaque consultation. Ce canal resterait ouvert au-delà de la phase de passation afin d’assurer la continuité de la dématérialisation pour la durée du marché.
Pour surmonter la difficulté de la mixité des modes opératoires, Monsieur Serge DOUMAIN de la DAJ, précise que le nouveau DC1 (remplaçant l’ancien DC4 depuis septembre 2010) comporte une première section XML complétée et signée électroniquement par l’entreprise et une deuxième section qui sera remplie par le pouvoir adjudicateur sans dévalider la signature de l’entreprise. C’est évidemment un progrès considérable même si la question de la conservation, dans un format d'archivage, PDF/A par exemple, reste à résoudre.

La signature électronique en question
La signature fait toujours débat, la DAJ a déployé des efforts de pédagogie pour préciser les précautions d’usage dans son utilisation, les documents à signer, les vérifications à effectuer etc. Elle confirme que la signature d’un zip regroupant tous les documents revient à signer au dos d’une enveloppe et n’a aucune valeur juridique ; la signature étant la manifestation du consentement sur chaque document individuel.
Sur le manque d’interopérabilité de la signature dans les marchés publics, en raison de l’absence de standard commun due à l'hétérogénéité des parapheurs et des formats, Bruno BOUTTEAU, PEPPOL nous rappelle "que le format XADES est un choix Européen et que l’infrastructure de vérification des certificats pour les opérateurs transfrontaliers souhaitant répondre à un appel d’offres en France est déjà en place" mais qu'il faut bien convenir que cela laisse entier le problème de la disparité des plateformes .

Attention à la signature électronique des mandataires
Le DAJ nous rappelle que les règles de la dématérialisation et de la signature électronique s’imposent aussi aux mandataires vis-à-vis de leur mandant. Dans les opérations de sous-traitance ou de co-traitance, les mandataires doivent signer électroniquement. Si certains acheteurs étaient amenés à accepter le DC5 du mandataire signé manuscritement puis scanné, dès l'instant que le mandant a signé électroniquement, il faut voir là une simple tolérance, tout à fait transitoire et sans aucun texte à l’appui. Les bureaux d’études devront donc eux aussi investir dans une signature électronique pour ne pas mettre le maître d’œuvre en défaut. La question des parapheurs électroniques des plates-formes autorisant la co-signature reste entière…

Plus d'infos sur la signature cf. : la signature électronique

Le guide d’achat du GEM DEMAT
Pour compléter le dispositif, les travaux du GEM DEMAT aboutiront à la publication d’un « guide d’achat » fin 2010. Celui-ci vient compléter le guide de la dématérialisation de la DAJ en fournissant des recommandations aux acheteurs et opérateurs économiques dans la mise en œuvre de la dématérialisation.
Ce guide d’achat dont le périmètre couvre l’ensemble de la dématérialisation à l’exclusion des enchères, des systèmes d’acquisition dynamiques et de l’archivage, prône la standardisation des plates-formes et le découplage des outils de signatures . Parmi ces objectifs, permettre aux acheteurs de mieux définir leur besoins en s'appuyant sur des éléments de cahier des charges pour le choix d'une plate-forme ou encore les aider dans la rédaction d'un RC. Du côté des entreprises, développer une soumission expresse encore appelé « circuit court » qui permettrait de désigner à la plate-forme le répertoire de travail où elle peut trouver les fichiers à télécharger, mettre à disposition plusieurs applets de vérification de signature accessible des acheteurs, proposer des règles de nommage des fichiers etc.
Guide de la dématérialisation et guide d’achat sont là pour éviter l’éparpillement de l’information en fournissant un socle stable et définitif, transposable par tous des acteurs de la commande publique. Initiative louable qui évitera sans doute le très dommageable copier, coller des cahiers des charges.
Il faut dire que la DAJ n’est pas avare de ses efforts pour convaincre mais toujours dans la limite de ses prérogatives. Le guide ne peut se substituer au code des marchés « la DAJ ne veut être le prescripteur de nouvelles dépenses pour les Administrations" … seul le RGS est la clé pour passer à la phase industrielle » précise Monsieur Serge DOUMAIN, il ajoute qu’il est peu probable que d’autres secteurs d’activité se voient imposés la dématérialisation obligatoire, comme ce fût le cas pour l’informatique au 1er janvier 2010; en tous cas rien avant 2015. La DAJ compte plus sur une adhésion volontaire, que réglementaire des opérateurs économiques.

vendredi, septembre 10 2010

SharePoint facilite la dématérialisation dans les organisations complexes

Par Thierry AMADIEU le vendredi, septembre 10 2010, 19:18 - DEMATERIALISATION


Pour gérer efficacement un grand nombre d'appels d'offres dans une organisation complexe, SharePoint® peut s’avérer un excellent outil qui vous permettra de tirer le meilleur parti de la dématérialisation.
Dans une organisation impliquant plusieurs services ou niveaux hiérarchiques, parfois fonctionnellement dépendants, il est important que les données des marchés soient localisées en un seul endroit et que l’on puisse y accéder facilement localement ou à distance. Nomade ou sédentaire, un décideur doit pouvoir se connecter à partir d’un PDA ou un outil de mobilité, visualiser un dossier et donner son accord sur une offre de prix.

L’ordonnancement des tâches est un aspect névralgique de la réponse aux appels d'offres. Sans garde-fous, les risques sont élevés de ne pas respecter les délais de remise d’une offre. SharePoint est parfaitement adapté à la définition d’un flux de travail collaboratif et à la planification d’un circuit de validation. SharePoint permet de définir un groupe, des profils et des droits fonction d’un niveau d’habilitation. SharePoint gère automatiquement les communications ; l’initiateur invite un ou plusieurs approbateurs. Le destinataire est automatiquement alerté de l’arrivée d’un nouveau document ou d’une nouvelle tâche. Il est relancé par des notifications ou des rappels automatiques via sa messagerie. Le gestionnaire est en grande partie déchargé de la tâche fastidieuse de relance des contributeurs.

SharePoint fonctionne en interface Web de telle sorte qu’il n’est pas envisageable de déposer directement le dossier depuis le répertoire SharePoint sur le « profil d’acheteur » ou la plate-forme de dématérialisation. Loin d’être un inconvénient, cette limite technique constitue une sécurité supplémentaire. . Mais d'autres verrous sont envisageables ; par exemple, interdire la finalisation d’un dossier qui comporterait un document non validé; l'ensemble du dossier est alors rejeté et le circuit d’approbation doit être relancé. SharePoint fonctionne alors comme un sas d’élaboration de l’offre le temps de la préparation puis par synchronisation avec le répertoire ‘marchés’sur le serveur, celle-ci devient accessible du gestionnaire qui reprend alors la main pour effectuer le dépôt de l’offre dématérialisée.

Il est tout-à-fait envisageable d’interfacer SharePoint avec un parapheur électronique. .Quoi de plus naturel en somme que de pouvoir signer électroniquement à partir de son PDA une fois le document approuvé. Un parapheur électronique associé à SharePoint est un développement non seulement logique mais souhaitable pour faciliter et sécuriser les échanges au sein de l’organisation__.

(*) ® SharePoint est une marque déposée de Microsoft Corp.

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