Le NOUVEL ACHAT

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DEMATERIALISATION

Thierry AMADIEU commente l'actualité de la dématérialisation des marchés publics

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vendredi, avril 12 2013

Les autorités de certification bien mal préparées à l’arrivée des nouveaux certificats électroniques RGS

La transition vers le RGS est très mal gérée par les autorités de certifications qui donnent l'impression d'être prises au dépourvu par une réforme pourtant prévue de longue date et rappelée à l’ordre du jour par la publication le 15 juin 2012 du décret signature.

Rappelons d’abord que la nouvelle réglementation impose aux opérateurs d’utiliser des certificats électroniques RGS de niveau 2 étoiles ou 3 étoiles pour les marchés publics et cela à compter du 19 mai 2013 . Jusqu’à cette date vos anciens certificats PRIS V1 restent valables.

Au-delà du 19 mai à quoi doit-on s’attendre ?
Si vous signez avec un certificat PRIS V1 « ancien régime », Il se peut que certaines plates-formes appliquant les textes à la règle, soient amenées à rejeter systématiquement votre certificat dès le 19 mai, interdisant la réponse électronique. Il parait toutefois plus probable que le profil d’acheteur n’interdise pas l'utilisation de votre certificat mais vous prévienne qu'il n’est juridiquement pas conforme. Même si cela ne bloque pas votre réponse dématérialisée, le couperet Juridique fera le reste en constituant une raison suffisante de rejet de votre offre. Ne prenons donc pas ce risque.

La difficulté réside dans le fait que les nouveaux certificats présentent des spécifications techniques telles qu'elles imposent aux autorités d’en émettre de nouveaux. Ce qui signifie pour les utilisateurs, la nécessité de commander les nouveaux certificats en remplacement des anciens avec la fourniture d’un nouveau support cryptographique USB. Les autorités qui ont anticipé le problème en livrant les deux certificats PRIS V1 et RGS sur la même clé sont à notre connaissance, très peu nombreuses. Si vous avez fait ce choix, bravo, vous n’avez rien à faire. Si comme moi vous faites partie de la deuxième catégorie, alors prenez votre courage à deux mains et votre carnet de chèque. Notez que les autorités bien conscientes de cet inconvénient, peuvent décider de vous faire une remise exceptionnelle sur votre nouvel achat qui pourrait aller jusqu'à 50% . En attendant qu’un règlement européen vienne encore modifier la donne mais à chaque jour suffit sa peine…

mercredi, octobre 24 2012

Parapheur électronique, retour d’expérience

Petit-déjeuner cdc-fast

Le petit déjeuner organisé par CDC-FAST et NOVADYS le 16 octobre à Paris fût l'occasion d'apporter notre témoignage sur l’utilisation du parapheur électronique (1). La possibilité d'utiliser un parapheur électronique par les entreprises pour la signature des réponses dématérialisées aux marchés publics a été confirmée par l'arrêté du 15 juin 2012. Nous avons participé à la concertation organisée par la DAJ, Direction des Affaires Juridiques et abondamment commenté ce texte, il est inutile de le faire ici (2).

Récemment installé dans les laboratoires Sanofi Aventis France, le parapheur CDC-FAST est utilisé quotidiennement par le service des marchés réunissant une douzaine de personnes. Suite à la fusion, son utilisation a été récemment étendue aux laboratoires Genzyme.

  • Le parapheur et la GED

A la question, voyez-vous une complémentarité entre le parapheur et un outil de GED ? La réponse est oui catégoriquement. Mais attention, il ne faut pas confondre les deux. Le parapheur et la GED sont par nature "génétiquement" différents. La GED est un outil permettant de gérer un flux documentaire (workflow) autour de documents supportant des modifications successives ; alors que le parapheur est un outil juridique qui ne traite que de documents figés. Alors que la finalité d’une GED est essentiellement organisationnelle, la finalité du parapheur est plutôt juridique. La complémentarité découle en grande partie de ce principe. Attention à ne pas confondre les deux. Les collectivités ont souvent des circuits décisionnels alambiqués avec plusieurs services validant le même document, alors que pour les entreprises, le circuit est généralement plus simple. Confondre les fonctions de GED en introduisant des circuits juridiques au milieu de processus métier conduirait à introduire des risques pour l’organisation. Pour faire simple, disons que la GED gère des workflow et des processus métier alors que le parapheur ne gère que des cinématiques supportées par des profils d’utilisateurs, agent , superviseur , validateur, signataire.

  • Techniquement parlant…

Sur le plan technique, le parapheur surmonte de façon transverse les processus métier de l’organisation. Cette définition oriente en partie les choix techniques. C’est pourquoi il faut privilégier à notre avis, un mode SaaS qui est non intrusif et permet un accès en mode distant sécurisé via le réseau le l’entreprise. Sur ce plan, le niveau de confiance apporté par CDC-FAST est élevé. Au-delà de l’institution que représente la Caisse des Dépôts elle-même, le choix de CDC-FAST est de s’appuyer sur des technologies de confiance hébergée sur les serveurs CDC, une architecture 3 tiers hautement sécurisée. Fonctionnellement la traçabilité est assurée de bout en bout et les empreintes informatiques des signatures sont conservées sur les serveurs CDC-ARKHINEO pour restitution en cas de litige. La mission de tiers de confiance est de ce point vue intégralement remplie par CDC-FAST.

  • Sur le plan de l’organisation

Le parapheur offre plusieurs avantages pour l’organisation des services.

• Il permet de disposer d’un seul circuit de signature pour toute l’entreprise, plus fiable et plus sûre,

• Pour les marchés publics, le parapheur évite d’utiliser les outils de signatures hétérogènes des plates-formes, formats multiples, signatures détachées, restitution partielle ou imparfaite des preuves voire des signatures elles-mêmes, vérification quasi-impossible… ce qui laisse augurer d’un véritable casse-tête pour la restitution dans le temps des preuves à partir d’un matériel souvent hétéroclite,


• Le parapheur évite aussi que les services utilisateurs (gestionnaires et signataires) s’attendent mutuellement ou que le signataire soit obligé d’être physiquement présent auprès de l’assistante lors du dépôt de l’offre pour signer parce que la plate-forme ne distingue pas la signature des documents du dépôt lui-même.

Mais laissons parler les utilisateurs…

« Le parapheur facilite le travail de mon service. L’envoi à la signature ne prend que quelques minutes. Chacun travaille ensuite de son côté sans s’attendre mutuellement ou se préoccuper d’un rendez-vous de signature. Le parapheur gère l’ensemble du circuit. » Mme Christine RAUMER – Responsable de la cellule marchés- Sanofi Aventis France.

  • Sur la conduite du projet

Quelles précautions faut-il prendre pour la conduite du projet lui-même ?
D’abord procéder un petit audit préliminaire. La signature électronique qui est un sujet connexe à la dématérialisation implique une compréhension d’ensemble du sujet. En effet, la dématérialisation touche à plusieurs domaines, juridique, technique, organisation et peut-être avant tout le métier. Bien comprendre les enjeux, les relations et les échanges avec les partenaires, l’interaction des utilisateurs internes ou externes à l’organisation. S’aider d’une mise à plat des processus (BPM) peut-être utile pour bien comprendre les mécanismes. Cette phase d’audit est déjà par elle-même suffisamment structurante pour révéler des améliorations possibles des processus avant même d’envisager leur dématérialisation.

Il faut ensuite, associer dès que possible les utilisateurs aux développements du projet. Il n’est pas seulement question ici de conduite du changement mais comme chacun sait, dans ce type de projet, le point de vue de l'utilisateur est indispensable. Parce que « le diable est dans les détails » et que cette réalité échappe le plus souvent au management et aux équipes projets si elles n’y prennent garde...

(1) Petit-déjeuner CDC-FAST – NOVADYS du 16 octobre ( Présentation téléchargeable/ 5Mo)

(2) Nos commentaires sur l'arrêté du 15 juin 2012, rappel des articles parus sur blog à ce sujet :

explication de texte

mode d'emploi

projet d'arrêté, nos commentaires

lundi, janvier 30 2012

Le projet d'arrêté "signature électronique", nos commentaires

Contributeurs : Alain Esterle, Thierry BEAUGE ,Thierry AMADIEU , Alain DUCASS et François DEVORET

La présentation faite par Monsieur DOUMAIN de la DAJ dans le cadre de la réunion de l'OEAP du 26 janvier, a permis de préciser un certain nombre de points concernant le projet d'arrêté sur la signature électronique (*).

Nous avions indiqué dans notre précédent article du 25 janvier, que l'arrêté prépare le terrain à la directive marchés publics réformant les directives 2004/17 et 2004/18 et dont la transposition est prévue au plus tard en 2014. L'arrêté entrera en application le 19 mai 2013, ce qui correspond à la fin de la PRIS V1. Tout d’abord, à qui s’adresse cet arrêté signature électronique ? Aux pouvoirs adjudicateurs autant qu’aux opérateurs économiques. Ce pourrait être plus affirmé, notamment en ajoutant dans l’article 1er, après (…) sont signés électroniquement, la portion de phrase suivante : « par la personne habilitée du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice et de l’opérateur économique », selon les modalités prévues par le présent arrêté.

La convergence avec le dispositif communautaire est confirmée dès l'article 2, alinéa 1er, qui fait référence à la TSL Européenne et au RGS même si aujourd’hui, il n'existe pas de correspondance immédiate entre les certificats référencés par la TSL et la conformité au RGS. Un point de détail mais qui a son importance,

L'article 2, II, indique que l'utilisateur d'un certificat doit donner au pouvoir adjudicateur les moyens d’effectuer la vérification. Monsieur DOUMAIN souligne que si le texte par lui-même ne présente pas de difficulté, le risque est dans la pratique. II faut éviter une situation où l'acheteur serait tenté de faire confiance systématiquement et accepterait par défaut tous les certificats. C'est pourquoi le texte rappelle à l'alinéa 2 de l'article 6 quels sont à points de vérification. Ils sont au nombre de 4. Ces conditions sont héritées de la parenté du certificat avec le certificat racine de l'autorité de certification émettrice. Cette parenté doit pouvoir être établie pour vérifier de façon catégorique, la validité, l’absence de révocation et l'identité du porteur. Rappelons au passage, que ce contrôle n’établit par la capacité juridique du porteur à engager l'entreprise. Là encore, pour les certificats étrangers une solution de type PEPPOL permet d'assurer cette vérification étendue aux autorités Européennes et Internationales.

Article 3 : Quel format pour la signature?

Au delà des formats CAdES, PAdES et XAdES expressément cités, la directive n'exclut pas le recours à d'autres formats. La DAJ a donc prévu cette possibilité dans le RC. Nous attirons l’attention de la DAJ sur le risque de cette disposition à portée floue dans son application. En effet faut-il comprendre que l'acheteur peut limiter dans son RC la liste les formats acceptés, et imposer l’un d’entre eux exclusivement, ce qui équivaudrait à un retour à la case départ, ou bien faut-il comprendre, au contraire, qu'il peut élargir la liste à d'autres formats au delà des trois indiqués qui de toutes les façons sont de droit ? Concernant l’utilisation des formats CAdES, PAdES et XAdES, ne serait-il pas plus simple d’aligner le texte sur la décision 2011/130/UE du 25 février 2011

Article 5 : La définition du parapheur électronique semble présupposer une utilisation pour la co-signature ou une signature multiple de plusieurs signataires. Ce n’est pas forcément le cas d’un parapheur électronique qui peut aussi être utilisé par un seul signataire pour signer une série de documents.

Article 6 : La gratuité semble acquise pour l'acheteur qui doit disposer des moyens de vérifications adaptés fournis par le signataire. Le signataire a toujours la faculté d’utiliser la solution gratuite proposée par le profil d'acheteur ou faire le choix d’un parapheur payant, dans ce cas on peut supposer que les frais éventuels de vérification lui incombent. Pour les certificats étrangers, nous ne voyons aucune contradiction entre le principe d’une vérification manuelle qui serait proposée gratuitement, comme sur le portail « Sunnystamp » de Lex Persona et une vérification automatique intégrée à la plate-forme de dématérialisation et qui dans ce cas pourrait être payante du fait de la valeur ajoutée apportée à l’acheteur.

L'article 6, 6°, fait mention de l’identifiant de la politique de signature. "La validation technique est effectuée automatiquement par le profil d’acheteur lorsque le certificat utilisé appartient à une des catégories mentionnées au 1° du II de l’article 2 et lorsque le document est signé au moyen de l’outil de signature proposé par le profil d’acheteur."

Et si ce n’est pas le cas ?
Nous comprenons ici que par identifiant de politique de signature, il faut entendre les preuves techniques restituées par le profil d'acheteur et qui assurent la traçabilité des opérations de vérification. S'il s'agit d'un certificat étranger non reconnu par le profil d'acheteur et à défaut de preuves techniques fournies par sa plate-forme, comment l'acheteur doit-il procéder ? Il nous semble dans ce cas indispensable de faire référence à une solution de vérification (de type PEPPOL) permettant la récupération d’une attestation de vérification.

Concernant l'entrée en vigueur du texte.
Le texte se présente de la manière suivante : Les articles 1, 2 et 3 précisent le champ d’application (document des marchés publics nécessitant une signature) et les types de certificats considérés comme valides aux plans de la sécurité (PRISv1, TSL, RGS) et de l’interopérabilité (RGI, XAdES, CAdES, PAdES), Les articles 4, 5 et 6 portent sur les conditions de création et de vérification des signatures,

L’article 7 spécifie que le nouvel arrêté entrera en vigueur le 19 mai 2013, en précisant que jusqu’à cette date les certificats de la « liste mise à disposition par voie électronique par le ministère chargé de la réforme de l’Etat » (PRISv1) peuvent être pris en compte, L’article 8 spécifie que l’arrêté du 28 août 2006 sera abrogé au moment de l’entrée en vigueur de ce nouvel arrêté (19 mai 2013). La date d'application au 19 mai 2013 constitue un délai particulièrement long. Les adaptations probables du texte et l'alignement sur la directive rendent ces délais incontournables pour la DAJ.

Il apparait aussi que l'arrêté du 28 août 2006 se trouve être en contradiction absolue avec le texte, puisqu'il ne reconnait pas la TSL Européenne et limite les certificats utilisés à ceux de la PRIS V1. Il n’est donc pas régulier au regard des Directives européennes.

A propos de l’arrêté du 28 août 2006 :

Celui-ci a déjà vu abroger ses articles 1, 2, 3 et 4 par l’arrêté du 14 décembre 2010, et ses articles 8, 9, 10, 11, 12, 13 et 14 par l’arrêté du 1er janvier 2010. Les articles 6, 7 et 8 qui restent concernent spécifiquement la signature électronique des candidats et des offres. Ces articles précisent que, pour être valides, les certificats doivent être « d’une part conformes au RGS et d’autre part référencés sur la liste mise à disposition par voire électronique par le ministère chargé de la réforme de l’Etat » (PRISv1).

Cependant, les trois premiers articles du projet d’arrêté assurent la conformité entre réglementation nationale et européenne aussi bien pour la sécurité (TSL) que pour les formats des signatures (XAdES, CAdES, PAdES). Dans ces conditions, retarder l’entrée en vigueur du nouveau traité d’un an devient très dommageable au développement des échanges transfrontières, notamment pour les appels d’offre publics.Dans l'intervalle comment faire ?

La proposition d'Alain ESTERLE, est d'abroger l'arrêté d'août 2006 dès que possible et d'effectuer une entrée en application progressive de l'arrêté signature, d'abord pour les articles 1, 2et 3 puis le reste en mai 2013.

Rien n’interdit cette entrée en vigueur progressive d’autant qu'aucun texte équivalent à cet arrêté n’existe aujourd’hui. Il est donc proposé de procéder à l’entrée en vigueur immédiate des trois premiers articles du projet d’arrêté et à l’abrogation simultanée de l’arrêté du 28 août 2006, tout en reportant au 19 mai 2013 l’entrée en vigueur des articles 4, 5 et 6 du projet d’arrêté.

Cette solution permettra de maintenir en application les dispositions prévues dans l’arrêté du 28 août 2006 puisqu’elles se retrouvent incluses dans les trois premiers articles du nouvel arrêté, tout en les élargissant dès maintenant pour englober les conditions prévues par la réglementation européenne. Les spécificités PRISv1, d’ailleurs caduques, disparaîtront d’elles même avec la mise à jour de la « liste mise à disposition par voire électronique par le ministère chargé de la réforme de l’Etat ».

(*) Accéder au projet d'arrêté :

Thierry AMADIEU, le 27 janvier 2012

mercredi, août 10 2011

La Direction des Affaires Juridiques (DAJ) annonce la fin de la pause réglementaire

A l’occasion du colloque qui s’est tenu le 28 juin dernier dans les locaux de l’Université de pharmacie à Paris V Descartes, Monsieur Serge Doumain de la DAJ dresse un bilan contrasté de la dématérialisation et expose son plan d’action pour les prochains mois. Il justifie les raisons d’un arrêt de la pause réglementaire par la nécessité de simplifier les règles.
Depuis janvier 2005, la DAJ aura fait preuve d’une bonne dose de conviction et de pédagogie, pour convaincre des acheteurs publics récalcitrants et les entreprises frileuses. (cf. notre article, les réponses de madame Bergeal « Dématérialisation, mode d’emploi (chat du Bercy Colloc. du 28 septembre). Serge Doumain a beau tambouriner que le démat n’a jamais autant progressé, (*) sa conviction a de quoi être ébranlée tant les résultats sont mitigés. Pire encore, pour 61% des utilisateurs expérimentés, la situation ne s’est pas améliorée selon une récente enquête commanditée par la DAJ. (cf. notre article « La dématérialisation vue par les acheteurs publics, une enquête de la DAJ (décembre 2010) ».

Les freins identifiés en 2008 persistent en 2011. Uniformisation des plateformes, simplification des formulaires, formation et information insuffisante des opérateurs, chaîne de dématérialisation incomplète vers le payeur, une simplification nécessaire de la réglementation etc.A cela s’ajoute l’émergence de nouvelles attentes révélées lors des récentes assises de la simplification : nécessité d’un coffre-fort électronique pour les entreprises, un portail unique d’annonces de marchés, la mutualisation des dossiers de candidature, la réponse aux variantes indépendamment de l’offre de base etc. Finalement, la bonne nouvelle, c’est que les attentes des acheteurs et des entreprises sont très convergentes. La DAJ invite les groupes de travail à se former entre acheteurs et fournisseurs pour combiner leurs efforts vers des solutions communes.Pourquoi aura-t-il fallu attendre tout ce temps pour découvrir les vertus d’une approche fondée sur le consensus entre Administration et opérateurs économiques.

De son côté la DAJ décide de suspendre la pause réglementaire. Peut-être encouragée en cela par les conclusions du livre vert de la Commission Européenne, qui pointe le souhait de mesures obligatoires, (cf. notre article « L'Europe doit imposer à défaut de convaincre ») . Mais en France, nous n'en sommes pas encore là. La DAJ rappelle que le 1er janvier 2012, pour les achats supérieurs à 90 000 Euros HT, tout acheteur sera tenu d’accepter les offres transmises par voie électronique par l’opérateur économique. Première conséquence, suspension de l’arrêté d’expérimentation initialement prévu jusqu’en 2010. Autre mesure, préparation d’un décret venant modifier le Code des Marchés publics. L’article 56 sera réécrit à droit constant dans une optique de simplification et de meilleure lisibilité, abrogation de l’arrêté du 28 août 2006 pris en application des articles 48 et 56 du CMP. Le SAD « système d’acquisition dynamique » jusqu’alors limité aux fournitures courantes sera étendu (article 78) sera étendu aux achats de services courants. Un projet d’arrêté relatif à la signature électronique est en préparation. Pour encourager l’usage de la signature ; celui-ci visera à simplifier l’acquisition d’un certificat électronique sans dégradation des conditions de sécurité évidemment. Il permettra la signature via un logiciel ou un parapheur électronique choisi par le signataire et non forcément imposé par l’acheteur.

Peut-être est-il utile de préciser, que la volonté de la DAJ n’est pas d’accompagner cette fin de la pose réglementaire d’une nouvelle inflation de textes mais bien au contraire d’une décrue générale.
Thierry AMADIEU
(*) Entre le 1er janvier et le 31 décembre 2010, 24 834 procédures ont été dématérialisées dont 18 119 MAPA donnant lieu à 10 105 publications au BOAMP, 340 354 retraits de DCE et 9 909 dépôt électroniques par les entreprises (source DAJ)

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