Le NOUVEL ACHAT

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DEMATERIALISATION

Thierry AMADIEU commente l'actualité de la dématérialisation des marchés publics

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vendredi, septembre 10 2010

SharePoint facilite la dématérialisation dans les organisations complexes

Par Thierry AMADIEU le vendredi, septembre 10 2010, 19:18


Pour gérer efficacement un grand nombre d'appels d'offres dans une organisation complexe, SharePoint® peut s’avérer un excellent outil qui vous permettra de tirer le meilleur parti de la dématérialisation.
Dans une organisation impliquant plusieurs services ou niveaux hiérarchiques, parfois fonctionnellement dépendants, il est important que les données des marchés soient localisées en un seul endroit et que l’on puisse y accéder facilement localement ou à distance. Nomade ou sédentaire, un décideur doit pouvoir se connecter à partir d’un PDA ou un outil de mobilité, visualiser un dossier et donner son accord sur une offre de prix.

L’ordonnancement des tâches est un aspect névralgique de la réponse aux appels d'offres. Sans garde-fous, les risques sont élevés de ne pas respecter les délais de remise d’une offre. SharePoint est parfaitement adapté à la définition d’un flux de travail collaboratif et à la planification d’un circuit de validation. SharePoint permet de définir un groupe, des profils et des droits fonction d’un niveau d’habilitation. SharePoint gère automatiquement les communications ; l’initiateur invite un ou plusieurs approbateurs. Le destinataire est automatiquement alerté de l’arrivée d’un nouveau document ou d’une nouvelle tâche. Il est relancé par des notifications ou des rappels automatiques via sa messagerie. Le gestionnaire est en grande partie déchargé de la tâche fastidieuse de relance des contributeurs.

SharePoint fonctionne en interface Web de telle sorte qu’il n’est pas envisageable de déposer directement le dossier depuis le répertoire SharePoint sur le « profil d’acheteur » ou la plate-forme de dématérialisation. Loin d’être un inconvénient, cette limite technique constitue une sécurité supplémentaire. . Mais d'autres verrous sont envisageables ; par exemple, interdire la finalisation d’un dossier qui comporterait un document non validé; l'ensemble du dossier est alors rejeté et le circuit d’approbation doit être relancé. SharePoint fonctionne alors comme un sas d’élaboration de l’offre le temps de la préparation puis par synchronisation avec le répertoire ‘marchés’sur le serveur, celle-ci devient accessible du gestionnaire qui reprend alors la main pour effectuer le dépôt de l’offre dématérialisée.

Il est tout-à-fait envisageable d’interfacer SharePoint avec un parapheur électronique. .Quoi de plus naturel en somme que de pouvoir signer électroniquement à partir de son PDA une fois le document approuvé. Un parapheur électronique associé à SharePoint est un développement non seulement logique mais souhaitable pour faciliter et sécuriser les échanges au sein de l’organisation__.

(*) ® SharePoint est une marque déposée de Microsoft Corp.

mercredi, septembre 1 2010

POMONA déploie la dématérialisation des marchés publics en environnement CITRIX

Par Thierry AMADIEU le mercredi, septembre 1 2010, 14:55

Lorque que le Groupe POMONA nous a consulté pour l'accompagner dans la mise en place de la dématérialisation des marchés publics, nous nous sommes montrés circonspects sur les possibilités de gérer un dépôt dématérialisé dans une configuration serveur CITRIX et client léger. En effet la plupart des sites de dématérialisation développés en JAVA nécessitent des ressources locales sur le poste de travail pour permettre la signature électronique ou le chiffrement des plis.
POMONA a fait le choix CITRIX pour l’ensemble de ses applications et ne souhaitait pas faire exception pour la dématérialisation des marchés publics. Chaque agence régionale du Groupe POMONA, EpiSaveurs, PassionFroid, TerreAzur devait pouvoir effectuer le dépôt d’une offre sur un marché la concernant uniquement à partir du serveur CITRIX installé au siège . Si cette solution nous paraissait techniquement réaliste dès l'instant que l'ensemble des dossiers se trouvaient sur le serveur, la signature des offres sur le poste client à partir d’un certificat numérique résidant sur le serveur nous semblait beaucoup plus délicate à mettre en oeuvre. Il fallait en effet qu’une session de validation du certificat par insertion du code PIN puisse s’instaurer facilement avec le serveur avant de pouvoir effectuer le dépôt à distance. Le directeur informatique de POMONA, Monsieur Frédéric VILLECROZE s’est montré extrêmement rassurant et convaincant sur la possibilité de résoudre ce problème.
Les tests effectués par son équipe début 2010 se sont avérés entièrement concluant. Le gestionnaire peut désormais signer à partir de son poste (client léger) en introduisant sa clé cryptographique. Le serveur reconnait le certificat numérique associé à session en cours et demande l’insertion du code PIN de validation ; le dépôt peut ensuite s’effectuer normalement. La plupart des sites de dématérialisation rencontrés fonctionnent, seuls quelques uns posent problème. Il s'agit notamment des sites nécessitant le téléchargement préalable et l’installation d’un plugin permettant la constitution en local d'une enveloppe de transfert. Nous espérons que les technologies évoluant , ces problèmes finiront par se résoudre.
Au passage, nous avons pu apprécier le professionnalisme des équipes de POMONA dans la résolution de cette problématique et plus généralement dans la prise en compte du projet "démat." par l'ensemble des équipes, garant d'une réussite indéniable.

Pour les entreprises fonctionnant en environnement CITRIX et confrontées à ce type de problématique, nous tenons à leur disposition les spécifications techniques permettant cette mise en œuvre.

lundi, août 30 2010

Juillet 2010, enquête de la DAJ sur la dématérialisation des marchés publics

Par Thierry AMADIEU le lundi, août 30 2010, 14:50


Non il ne s'agit pas d'une enième enquête sur la dématérialisation, car contrairement aux précédentes sur le sujet, les répondants n'étaient pas cette fois des néophytes mais majoritairement des praticiens ayant déjà une expérience de la dématérialisation. Nous vous avions d'ailleurs encouragés à répondre en diffusant largement le lien. Les résultats sont à la hauteur des espérances de la DAJ puisque 400 réponses furent enregistrées. Rappelons les objectifs initiaux; connaître l'opinion et la pratique des entreprises dans ce domaine, identifier et comprendre les éventuels freins au développement de la dématérialisation. Les entreprises utilisent surtout la dématérialisation pour être plus efficaces

Au delà de la contrainte réglementaire, les répondants pour 58%, privilégient la dématérialisation comme catalyseur d'une organisation plus efficace et d'une meilleure gestion du flux de préparation des dossiers. De notre côté, il est vrai que nous avons toujours considéré la dématérialisation comme un projet structurant et avant tout affaire d'organisation.

Complexité des ergonomies et hétérogénéité des plates-formes constituent à égalité (36%) les deux principaux freins. Cela se traduit malheureusement par un taux de satisfaction très faible (39%). Ce résultat confirme les conclusions de notre enquête de satisfaction portant sur les plates-formes, sur le site du NouvelAchat |(décembre 2009) . Le score global enregistré alors (12/20) restait modeste et largement tiré par quelques plates-formes leaders; pour le reste la perception d'une grande hétérogénéité se confirmait déjà.

La gestion des certificats reste complexe Pour la grande majorité des répondants, la gestion des certificats reste complexe; commande, installation, gestion, renouvellement etc. Cette inquiétude des utilisateurs nous semble tout à fait justifiée dans la mesure ou le certificat électronique est garant de la sécurité juridique de l'entreprise. Il est vrai que Windows n'effectue pas automatiquement l'installation, il faut télécharger et installer un driver qui n'est pas immédiatement reconnu. Sous VISTA cela devient même étonnement complexe.
Sur le plan de la gestion des certificats, il n'est certe pas du ressort de l'autorité de certification d'imposer des règles à l'entreprise; c'est pourquoi nous insistons sur l'importance de mettre en place des procédures de gestion rigoureuses, qui la plupart du temps font encore défaut. Nous invitons aussi les autorité de certification à clarifier les pré-requis de renouvellement des certificats (complexe lorsque plusieurs certificats cohabitent sur les mêmes postes ou dans la même organisation) Ne pas oublier de supprimer l'ancien certificat dans le magasin du navigateur pour éviter les risques d'erreur.

En conclusion,

Les entreprises souhaitent pouvoir réaliser la chaine complète de la dématérialisation, depuis la préparation de l'offre jusqu'à la notification du marché. Côté acheteur cela implique la transmission au contrôle de légalité. La volonté d'engager la phase éxécution est une tendance marquée des utilisateurs qui ont déjà répondu par voie électronique. Le processus de dématérialisation est en effet un processus construit qui ne doit pas aboutir à une impasse. Les entreprises en expérimentant le cycle complet peuvent escompter des économies tangibles de la phase d'exécution . Voilà une leçon que les acheteurs publics sauront apprécier à sa juste valeur en facilitant d'abord la notification électronique des marchés, point de passage obligé vers d'autres chantiers pour la dématérialisation.

Le détail des résultats de l'enquête : ici

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