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FACTURE ELECTRONIQUE, e-Procurement

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vendredi, mai 18 2018

Paper scanning conditions

docscan

In a recent provision dated march 22nd 2018 the french tax authority has define the conditions required for scanning and eArchiving of paper invoices

Companies receiving or issuing paper invoices can scan their invoices and keep them in electronic for six years…. the conversion of invoices originally paper to electronic must be done under conditions ensuring identical reproduction. The result of this digitization must be an exact copy of the original reproducing image and content

The digitization process comes also with the obligation of securing invoices with a reliable audit trail (as defined in the VAT directive) that is to say that eArchiving of the original paper document must be recorded and documented and is subject to internal controls, to ensure the availability, readability and integrity of the digitized invoices kept for the period of retention. Documented means also, that the different phases of the digitization are described and explained. It's up to every company to do regular checks, under their own responsibility.

The original invoice remains a faithful and durable copy for the VAT deductibility. But in case of audit the administration may consider that the scanning has not been done properly, hence, requiring the original paper version. Therefore, be careful before permanently deleting the paper originals.

Finally, the BOFIP considers that an electronic copy which allows to archive the image of the invoice (pdf image) will not be allowed (from July 1st, 2018) and is replaced by the scanning of the original invoice by the issuer. Companies that do not wish to keep a copy of their paper invoices in a physical storage may potentially face the risk that the tax authority may request a hard copy of the original.

Reference :

  • LPF article A102B (fiscal audit book) and BOFIP article 100 and following (fiscal law)


mardi, avril 25 2017

Copie fiable, numérisation et conservation des factures

docscan

Avec la digitalisation des processus, on assiste à une multiplication des textes fixant de nouvelles conditions de numérisation des documents, pour la facturation celle des factures originales comme les pièces justificatives constitutives de la piste d’audit.

L’arrêté du 7 janvier 2016 vient préciser les conditions de mise en œuvre de l’article L102B du Livre de procédure fiscale visant à établir des contrôles documentés pour l’établissement d’une piste d’audit fiable constitutive d’un des trois moyens de sécurisation des factures électroniques au sens de l’article 289 VII. Cet arrêté entérine la possibilité de numérisation et de conservation des pièces justificatives sous la condition d’une reproduction à l’identique.

Le transfert des documents mentionnés au I bis de l’article L. 102 B établis originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Le document ainsi numérisé sera conservé sous format PDF (pour assurer la portabilité et la pérennité du format) et assorti d’une signature électronique RGS « référentiel général de sécurité » de niveau 1 étoile. Gardons ce dernier point en mémoire. Nous constaterons plus loin que l’administration fiscale offre une plus grande souplesse dans le niveau de certification requis par rapport aux dispositions prévues par le législateur sur la copie fiable.

Quelle définition pour la copie fiable ?

Rappelons d’abord que le juge reste souverain quant à l’appréciation de la valeur probatoire d’un document et qu’aucun système ne peut se substituer à cette décision en produisant preuves irréfragables mais seulement ayant un caractère de présomption simple valable jusqu’à preuve du contraire. Avec la transformation numérique, il devenait indispensable de dépoussiérer certains textes comme l’article 1379 du code civil, c’est l’objet du décret du 5 décembre 2016 qui vient préciser les conditions par lesquelles une copie numérique présente les conditions de fiabilité suffisantes pour constituer une copie conforme à l’original. Dans cette hypothèse, le procédé de reproduction s’il est électronique devra remplir plusieurs conditions, je cite : Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci. Elles précisent le contexte de la numérisation, en particulier la date de création de la copie. La qualité du procédé doit être établie par des tests sur des documents similaires à ceux reproduits et vérifiée par des contrôles.



L’intégrité de la copie est par ailleurs attestée par une empreinte électronique qui prévient et permet de détecter toute modification ultérieure. Cette condition étant remplie soit par une signature électronique qualifiée, soit un cachet serveur qualifié, soit un horodatage qualifié au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 c’est eIDAS. Ce texte a deux implications :

  • Le système de production de preuves et notamment d’archivage électronique aujourd’hui régit par la norme NF Z42-013 qui établit les conditions techniques de conservation et d’intégrité de documents nativement électroniques par scellement numérique se voit étendu au champ de la numérisation pour les documents originaux papier.
  • A la différence du document électronique, le document papier doit passer par une phase de numérisation, procédé dont la qualité devra être établie et attestée par des tests et vérifiés par des contrôles.

La nouvelle norme NF Z42-026 pour la chaîne de numérisation

C’est pourquoi en réponse au législateur, la normalisation devait accoucher elle aussi d’un avatar de la NFZ 42-013 qui transposée au chantier de numérisation donne naissance à la NFZ 42-026 dont la promulgation est prévue en mai de cette année. Cette norme vise à établir par différents moyens les modes contrôle et de vérification et de tests portant à la fois sur le dispositif technique, les fichiers traités et la chaîne dans son ensemble permettant d’attester la fiabilité du procédé de numérisation. Retenons simplement, que par ces mesures le législateur vise évidemment à prévenir que tout risque de production de faux. Il est facile d’imaginer que des documents originaux papier pourraient par le traitement d’une chaîne de numérisation retrouver une certaine virginité par la disparition de mentions gênantes.

La numérisation des factures papier originales

Pour parachever ce vaste chantier de digitalisation, un dernier arrêté en date du 22 mars 2017 vient modifier l’article L102B du Livre de procédure fiscale en rendant possible le remplacement de l’original par une numérisation dont elle est la copie conforme. Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu.

Les opérations d’archivage des factures sont définies selon une organisation documentée, permettant des contrôles internes et garantissant la lisibilité, l’intégrité et la disponibilité des factures. Les factures sont conservées dans un format présentant une portabilité et une pérennité pour la durée de conservation précisant qu’il s’agit de PDF A/3 (ISO 19005-3). Enfin le fichier sera assorti cumulativement :

  • d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • d’une empreinte numérique ; d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List -TSL)
  • Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d’une source d’horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

En résumé

De notre point de vue, concernant le procédé de numérisation, le législateur plutôt de trancher dans le vif en établissant une position définitive ouvre largement la porte à l’interprétation du juge. En cas de litige, le juge devra forger son intime conviction à partir d’un certain état de l’art et d’un faisceau de preuves attestant de la fiabilité. Sur le plan fiscal, il est désormais possible de digitaliser la facture fournisseur comme des pièces justificatives de la piste d'audit et de les conserver sur le même système d'archivage. L’administration fiscale fixe un niveau d’exigence plus faible pour le certificat électronique RGS 1* que le niveau qualifié prévu par le code civil qui lui s'est calé sur le règlement eIDAS, il n’exclue pas toutefois la possibilité pour l’opérateur de disposer d’un certificat émis par une autorité présentant le niveau qualifié requis par le TSL. En contrepartie le niveau d’exigence est plus élevé sur le dispositif technique qui cumule les fonctions de scellement numérique et d’horotage.

tabscan

Référence des textes :

  • Arrêté du 7 janvier 2016 relatif aux modalités de numérisation des documents constitutifs des contrôles documentés et permanents mis en place par une entreprise mentionnés au 1er du VII de l’article 289 du code général des impôts
  • Décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l'application de l'article 1379 du code civil
  • Arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L. 102 B du livre des procédures fiscales

vendredi, janvier 27 2017

Poland’s eInvoicing gateway aims to comply with EU standards

Poland

Poland aims to develop a centrally managed gateway for eInvoicing and joining OpenPEPPOL last month confirms its commitment to EU standards

In comparison to CHORUS PRO portal, the french gateway, the polish project of Platform (PeF) is very alike. A one stop portal for eInvoicing desserving the whole public sector. The ambition of the polish authority goes somewhere beyond. The platform will be able to manage not only eInvoicing but eOrdering. This mean handling all transactions supporting the supply chain management like DesAdv, RecAdv and reporting. This would greatly facilitate order-invoice reconciliation currently out of scope of the french platform leaving that process to an outside loop between suppliers and contracting authorities.

Becoming a member of OpenPEPPOL , a non profit association representing the EU strong arm of the European Commission for the deployment of standards in the public procurement along with the next European norme, Poland definitely sticks to EU standards proritizing the EU roadmap. Deciding to devolve to PEPPOL and its four corners model infrastructure network using SMP adressing, PeF will be irrigated by several PEPPOL access certified points selected after a call of interest expected for the 2nd quarter of 2017. The platform is expected to be up and running in Q3 2018.

Read more about on PEPPOL website

http://www.peppol.eu/news/PolandjoinsOpenPEPPOLasmembernumber200

samedi, novembre 5 2016

A recent decree enforces by law E-Invoicing to the French public sector

RF

A decree published this month enforces by law the regulation of the 26th of june 2014 (1) mandating eInvoicing to the French public sector. This decree confirms what mandatory fields or specific informations like legal commitment, have to be mesntionned on the invoice.


Having reminded in preamble the roadmap for deployment starting January 1st 2017, the decree 2016-1478 , November 2nd 2016 states in article 1 the list of mandatory information:

  1. Issuance date
  2. Identification of the sender and the recipient
  3. Invoice number based upon a continuous chronologic sequence or a serial numbering
  4. The purchase order or the legal commitment number issued by the purchasing system of the public entity
  5. The identifier code of the service in charge of the payment
  6. The delivery date of the good or service
  7. The designation and the quantity delivered
  8. The unit price
  9. The total amount net to pay, the total tax amount, the breakdown in tax amount by rate of tax
  10. Eventually, payment terms or specific charge & allowance


Article 3 states that every invoice has to be transmitted or uploaded to the centrally managed gateway (CHORUS PORTAL PRO) and article 4 says that this obligation do no suffer any exception.

Article 5 amends the decree of march 29, 2013 (2) concerning term and conditions of payment by adding that the valid date considered in the payment is not the date of the invoice but the date of acceptance as time stamped by the system (in EDI mode) or the notification date by CPP to the buyer (in case of PORTAL upload).

  • (1) Décret no 2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique
  • (2) Décret n° 2013-269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique

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