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vendredi, juillet 19 2013

La Cour des comptes épingle « l’organisation défaillante » des systèmes d’information des administrations

Peut-être ne lirez vous pas les 294 pages du rapport de la cour des comptes sur l’organisation territoriale de l’Etat. Un rapport qui épingle l’organisation des systèmes d’information de l’Etat. Par manque d’interopérabilité et faiblement mutualisés, les sites Internet des administrations sont clairement décalés avec les usages numériques des citoyens.
Peu performants, trop fragmentés, non-interopérables, pas mutualisés, inadaptés…C’est en ces termes que la Cour des comptes a pointé du doigt les nombreuses carences des systèmes d’informations dans son rapport sur l’organisation territoriale de l’Etat, publié le 11 juillet. Un rapport dont la vocation est «d’analyser l’articulation des services de l’Etat avec les collectivités», et non pas les mécanismes propres aux collectivités en elles-mêmes.

Dans son rapport, la Cour des comptes dénonce des systèmes d’information qui se distinguent par leur incroyable inaptitude à communiquer entre eux du fait de leur cloisonnement en silo alors même que les systèmes d’information sont au cœur de la réforme de l’Etat et des territoires.
«L’Etat doit se donner les moyens d’un fonctionnement efficace, notamment en matière de technologie numérique. Les possibilités offertes par les technologies numériques demeurent sous-exploitées. Celles-ci doivent permettre d’améliorer la communication entre administrations et avec leurs partenaires et les usagers, et de développer des systèmes d’informations décloisonnés et interopérables, condition d’une gouvernance efficace », affirme Didier Migaud, premier président de la cour des comptes dans son allocution.

Une verticalité des applications est en cause



De par leur conception les applications sont développées la plupart du temps dans une logique verticale, par ministère ou par direction générale, provoquant un manque d’homogénéité. «Chaque système a été conçu par et pour l’administration ou le ministère qui le finançait et qui en avait décidé la création. Certains ministères ont opté pour des logiciels libres, d’autres pour des systèmes éditeurs quand certains ne mélangent pas les deux selon leurs services», indique le rapport. Tout cela produit un manque d’interopérabilité avec de conséquences lourdes pour l’administration qui fonctionne avec plusieurs systèmes d’information qui ne communiquent pas entre eux et pâtit donc d’un manque de gouvernance. « la DGFiP (Direction Générale de la Finance Publique, ndlr) et DGDDI (Direction des Douanes et des Droits indirect), ne sont pas interopérables».

La DISIC (Direction des systèmes d’information et de communication de l’État) a du pain sur la planche pour redonner cohérence et transversalité au systèmes d'information de l'Etat. Il est vrai que l’AIFE (Agence Informatique des Finances de l’Etat) avec la mise en place de CHORUS , le système comptable de l’Etat donne un bel exemple de transversalité. Seule application qui de par sa conception est vue par l’ensemble des ministères comme un ERP unique et a permis de faire disparaitre au passage plus d’une centaine d’applications verticales.

Alors que la dématérialisation progresse, elle se heurte encore au cloisonnement des SI
La Cour des comptes recommande alors «de développer toutes les formes de communication numérique comme nouveau moyen de proximité et de simplification des échanges ». Elle reconnait les avancées en matière de dématérialisation des procédures administratives dans les échanges avec les citoyens, le télépaiement, la télédéclaration, la dématérialisation des actes notariaux et de conservations des hypothèques avec Télé@ctes, notamment, «toutes les possibilités sont cependant loin d’avoir été explorées».

La dématérialisation progresse mais se heurte au cloisonnement des services dans les échanges intra et inter-administrations, un exemple, la dématérialisation des flux comptables avec les trésoreries qui devrait se généraliser avec la mise en place d’un flux d’échange normalisé, le PES V2 (Protocole d’échange standard) et cela avant 2015 .

vendredi, janvier 14 2011

La dématérialisation des finances publiques ou les 6 travaux de CHORUS

l’Agence Informatique Financière de l’Etat (AIFE) dresse le bilan de la mise en place de CHORUS dans les administrations centrales et la Direction Générale des Finances Publiques. Historiquement développé dès 2001 sous l’impulsion de la loi organique relative aux lois de finances plus connue sous le nom de LOLF, CHORUS permet de gérer les dépenses et les recettes de la comptabilité publique et vise une refonte d’ensemble des processus. Avant CHORUS il existait 280 applications, aujourd’hui une grande partie de ces applications ont été remplacées par CHORUS , précise Nicolas BOTTON .

Dans CHORUS toutes les pièces sont dématérialisées de bout en bout et dès leur origine. Les demandes de paiements sont aussi dématérialisées et les pièces justificatives sont stockées sans modification possible sur la plate-forme d’archivage à valeur probante ATLAS, qui archive aussi les pièces du service public local. Avec 15 millions de demandes de paiement par an, 6 millions d’états de frais et 4 millions de factures, les volumes sont impressionnants. Le courant de dématérialisation impulsé par CHORUS produit pour la seule DGFIP (Direction générales des finances publiques) des économies évaluées à près de 27 M d’Euros par an et un effet diect sur l’environnement durable avec 2500 tonnes de papier ou encore 140 hectares soit 62 000 arbres épargnés.

Les 6 travaux de CHORUS

Les chantiers de CHORUS portent sur la dématérialisation et le traitement des états de frais, les pièces de marchés publics, la carte achat, les demandes de subventions, les comptes de gestion et la facture fiscale des fournisseurs.

Objet dune expérimentation pilote avec l’Education Nationale, les états de frais sont dématérialisés à 99%. Les ordres de mission sont saisies dans l’application ministérielle, validés dans un workflow interne puis transmis à CHORUS . Le flux contient toutes les informations de l’état de frais qui permet de pré-remplir la demande de paiement, en parallèle, les pièces justificatives sont stockées 5 ans dans ATLAS. 1 million d’EF ont été dématérialisés à fin 2010.

Les pièces de marchés publics sont directement transmises par la Plate-forme Interministérielle (PMI) vers CHORUS pour créer un engagement juridique, EJ . Cette dématérialisation opérationnelle depuis le 1er janvier 2010 ne porte que sur les nouveaux marchés. La volumétrie est d’environ de 22000 marchés par an pour l’Etat. A raison de 150 pages par consultation et 8 photocopies en moyenne, cela représente près de 26 millions de copies A4.

La carte achat permet de simplifier la procédure d’acquisition en dispensant l’acheteur de formalisme dans sa procédure d’achat, pour les très petits montants. L’opérateur financier choisi par l’Etat, gère les demandes de paiement, finance le marché (à 30 jours) et adresse le relevé mensuel des opérations, environ 1000 relevés d’opérations ont déjà été ainsi dématérialisés.

Les demandes de subventions sont saisies dans CHORUS - formulaires. La création d’un EJ de type subvention crée un attachement avec la pièce jointe et initie un workflow de traitement dans CHORUS. La volumétrie annuelle est d’environ 25 000 pour les administrations centrales et 900 000 pour les collectivités locales.

Le compte de gestion à pour objet de permettre un contrôle de la cour des comptes. La difficulté vient du fait que toutes les informations doivent converger vers la DGFIP. Ce système d’une grande complexité appelé « pieuvre » réalise cette consolidation à partir d’informations disparates ajoute des hyperliens vers les pièces jointes conservées dans ATLAS et centralise l’ensemble des écritures comptables pour transmission à la cour des comptes.

Finalement, la facture électronique constitue sans doute le principal enjeu pour les fournisseurs du secteur privé. L’AIFE veut traiter prioritairement la facture en données structurées (289bis / instruction DGI n°136 3CA du 7 Août 2003) pour tirer le meilleur parti de la dématérialisation. En revanche, l’AIFE, ne prend pas position sur le choix des standards UBL ou UN/CEFACT en prévision d'une très probable convergence.

Nicolas BOTTON, rappelle à ce sujet la loi sur la modernisation de l’économie (Loi n° 2008-776 du 4 août 2008 ) qui précise : « qu'à compter du 1er janvier 2012, l'Etat et les collectivités territoriales qui le souhaitent acceptent les factures émises par leurs fournisseurs sous forme dématérialisée. Les modalités de mise en œuvre de cette obligation sont fixées par décret en Conseil d'Etat. ».Par ailleurs à compter du 1er janvier 2012, toutes les collectivités ne pourront refuser de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.

Appliquant la règle des 20/80 ou loi de Pareto selon laquelle 20% des fournisseurs génèrent 80% du flux facturier, l’AIFE lance d’abord des pilotes avec les fournisseurs représentant le volume principal , secteur de l’énergie ou des télécoms . L’AIFE s’attaquera ensuite courant 2012 à la dématérialisation fiscale des opérateurs économiques de moindre importance via les aux plates-formes de facturation. Une précision toutefois, pour pouvoir générer un engagement de dépense, les factures doivent comporter le numéro de marché et le service exécutant.

L’Etat avec près de 4 millions de factures par an, présente une part encore très faible de factures dématérialisées et se situe encore loin des résultats de L’UGAP qui compte 280 000 factures dématérialisées en 2010.

Thierry AMADIEU le 14 janvier 2011