Le Nouvel Achat

L'arrêté signature

L'arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics paru le 3 juillet 2012 au JO autorise par son article 4, l'utilisation d'un outil de signature ou d'un parapheur électronique : "Pour apposer sa signature, le signataire utilise l'outil de signature de son choix. et précise dans son article 5, les éléments de vérification de la signature.

Texte intégral de l'arrêté signature

Le RGS "Référentiel Général de sécurité" pris en application de l'ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005 qui fixe les conditions de sécurité des échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives.

Transition réussie pour la dématérialisation des marchés de Sanofi Aventis France

L'activité des marchés représente un enjeu considérable pour SAF avec plusieurs centaines de dossiers d'appels d'offres par an auxquels il faut ajouter les très nombreuses demandes de prix dont le seul traitement pourrait représenter l'occupation d'une personne à temps plein. Comment dans ce contexte, construire et sécuriser la transition vers une dématérialisation complète des marchés. Avant même de parler d'économies, peut-on envisager cette transistion sans dégradation du niveau de service ?

Notre mission :

Conduite du changement et formation des équipes

En matière de dématérialisation, la conduite du changement constitue le principal facteur de succès. L'accompagnement et la formation des utilisateurs est un aspect primordial pour le service des marchés.
Mettre en confiance les utilisateurs confrontés à de nouvelles pratiques comme la signature électronique ou à un environnement hétérogène constitué de plates-formes multiples et cela sans dégradation de la qualité du service.La dématérialisation est structurante, elle permet d'accomplir plus vite et avec moins de risque d'erreur des tâches souvent répétitives.

Décrire les processus

Pour une organisation relativement complexe comme celle de Sanofi, une dématérialisation bien maîtrisée suppose d'associer plusieurs intervenants tout au long d'un même processus de gestion des marchés.
La constitution du dossier dématérialisé et sa signature électronique est un bon exemple des interactions possibles entre plusieurs intervenants; les gestionnaires préparent les dossiers mais ne sont pas les signataires de l'offre. Il s'agit donc de décrire un processus qui intégre les différentes étapes de réalisation du dossier, la vérification et la signature de chaque pièce jusqu'au dépôt de l'offre électronique.

Déployer un parapheur électronique

Le parapheur électronique constitue sans doute un très bon outil permettant de supporter une logique de processus étroitement lié à la fonction juridique de la signature électronique (à valeur probante). Profitant de fonctions de chargement automatique, le parapheur permet de faire circuler des dossiers comportant chacun plusieurs documents et associant des cinématiques différentes en fonction du type de dossier(contrats, appels d'offres, notes de frais etc.). les signataires peuvent être géographiquement distants et peuvent visualiser, valider, rejeter ou signer sans les contraintes du parapheur papier.

Pour SANOFI, le parapheur a contribué à instaurer un meilleur climat de travail au sein des équipes avec mode de collaboration sécurisé par le système. Le parapheur n'égare aucun document et alerte automatiquement les destinataires. « Chacun peut travailler de son côté en parfaite cohérence » déclare la responsable des marchés.