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Dématérialisation, signature et archivage électronique


La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en des fichiers électroniques ...
Pour un anglo-saxon le terme "dematerialization" évoque plus une annihilation complête qu'une simple disparition du support. C'est pourquoi, il est sans doute préféroble de parler de gestion de données numériques ou EDM (Electronic Data Management). Cette notion plus large ne prend pas seulement en compte, l'ensemble de la chaîne de traitement de l'information (création, stockage, archivage, destruction) comme un processus construit qui révèle la nécessité de pouvoir reconstituer les actions qui accompagnent toute la vie de l'information comme l'a récemment confirmé la cour de Cassation par un récent arrêt du 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622) sur la nécessité de documenter la preuve dématérialisée. Cette gestion de l'information trouve finalement une expression juridique au sens du "Record Management", informationnelle au sens de la gestion du contenu "Content Management" ou de cyle de vie de l'information, ILM "Information Lifecycle Management".

Dématérialiser n'est pas numériser

Si d'un point de vue technique, la numérisation d'un document consiste bien à produire un fichier électronique (photo d'un document original papier au format [.JPG ou .TIF.]). Ce fichier ne sera ne pourra être considéré que comme la copie numérique d'un original papier. L'article 1334 du Code Civil, précise que " les copies lorsque le titre original subsiste, ne font foi que de ce qui est contenu au titre, dont la représentation peut toujours être exigée"(*).
La dématérialisation produit un original électronique dès lors qu'il est signé électroniquement. Par parallélisme de forme, toute tentative de re-matérialisation (impression ) d'un document dématérialisé produira une copie papier d'un original électronique...
(*)si certains Etats acceptent la disparition des document originaux au bénéfice de la numérisation de fonds documentaires; il n'en va pas de même de la France qui ne considère que le titre original .

Archivage légal ou à valeur probante ?

L'expression "archivage légal" se distingue immédiatement de la notion d'archivage classique car elle porte sur des données à valeur probante.
Par cette référence légale, nous voyons bien que le sujet n'est pas seulement technique mais aussi juridique. Le terme "archivage légal" est largement consacré. Il pourrait porter à confusion car aucun dispositif technique d'archivage ne peut conférer un caractère "légal" ou une valeur probante opposable.
En la matière, seul le juge a le pouvoir d'apprécier le caractère probant d'une preuve. Il vaut donc mieux parler d'archivage "à valeur probante" et non d'archivage légal même si entre ces deux notions il n'y a que l'épaisseur d'une feuille de papier, de surcroît dématérialisée.
Loin d'être anodin ce débat doit nous alerter sur la nature des moyens techniques nécessaires à la production d'éléments probants.

Ce caractère probant dépenderait dans une grande mesure de tout ce qui a contribué à assurer l'intégrité de la preuve.
Au-delà de l'intégrité du document visée par l'article 1316 du code civil, le cycle de vie du document et les conditions de conservation technique du dispositif (intégrité technique) seraient concernés.
A l'appui de ces précisions, un récent arrèt de la cour de cassation sur la preuve en électronique [Cassation, Civ. 2, 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622)] nous indique que le juge doit considérer l'horodatage à une date suffisamment proche et l'ensemble de la chaîne qui aboutit à sa réalisation.

La jurisprudence de la preuve et de la signature électronique

La cour de Cassation a récemment rendu trois jugements qui confirment la stricte interprétation des articles 1316 et 1317 du Code Civil.

- Cour de Cassation, Civ. 2, 4 décembre 2008 (pourvoi n°07-17622) preuve électronique.
" Qu'en vertu de l'article 1316-1 du Code civil, l'écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu'à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ; qu'en considérant le document produit par la CPAM de la MARNE comme la « copie informatique du courrier en date du 20 janvier 2003 », sans rechercher si le fichier informatique litigieux avait bien été établi le 20 janvier 2003 et conservé dans des conditions interdisant à la Caisse de modifier le contenu de ce document, la Cour d'appel a privé sa décision de toute base légale au regard de l'article 1316-1 du Code civil.." la nécessité de documenter le processus de dématérialisation par une politique d'archivage afin d'optimiser le traitement judiciaire de ce type de litige parait indispensable.

- Cour de Cassation, Civ.2, 25 juin 2009, (pourvoi n°08-12248) preuve à soi-même.
L'administration fiscale entendait dans cette affaire apporter la preuve d'une différence entre les revenus déclarés à la CAF et ceux déclarés aux impôts à partir de la preuve d'une impression d'écran issue des fichiers des impôts. Or, cette copie d'écran était issue du propre fichier de l'administration fiscale, ce qui revenait à se constituer une preuve à soi-même, elle a donc été jugée irrecevable. Toute preuve fiable nécessite l'intervention d'un tiers.

- Cour de Cassation , civ. 1, 30 septembre 2010 (pourvoi: n°09-68555) vérification des conditions art. 1316.
Dès lors qu'une partie dénie être l'auteur d'un écrit sous forme électronique, le juge est tenu, en application de l'article 287 du code de procédure civile, de vérifier si les conditions mises par les articles 1316-1 et 1316-4 du code civil à la validité de l'écrit ou de la signature électroniques étaient satisfaites.

La jurisprudence des tribunaux administratifs sur la signature électronique dans les marchés publics

- Ordonnance de référé du 15 novembre 2010, tribunal Administratif de Limoges, Infostance / Région Limousin et autre. Il incombe au pouvoir adjudicateur de vérifier les conditions de validité de la signature électronique. Une signature électronique incomplète ne signifie pas absence de signature.

- Ordonnance de référé du 10 octobre 2010, tribunal Administratif de Bordeaux, B.BRAUN Médical / CHU de Bordeaux. "en l'absence de dispositions réglementaires particulières, la détermination du logiciel de signature des candidatures à un marché public tel que celui en litige relève du règlement de la consultation.." Le pouvoir adjudicateur peut imposer le logiciel de signature Lire nos commentaires la suite